Toiminnanohjausjärjestelmää käyttävät yritykset menestyvät kilpailijoitaan paremmin

Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt ovat kiistattomat. Esimerkiksi Visma Severaa käyttävät yritykset kasvavat selkeästi kilpailijoitaan nopeammin. Vertasimme Severan asiakkaiden ja heidän kilpailijoidensa kannattavuutta ja liikevaihdon kasvua. Severaa käyttävien yritysten liikevaihto kasvaa 3,5 kertaa nopeammin ja niiden kannattavuus on 1,3 kertaa parempi kuin muun markkinan.

Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt

Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt ovat moninaiset ja se näkyy myös yrityksen tuloksessa. Vertailimme Asiakastiedon dataa Severa-asiakkaiden dataan Severan päätoimialoilta; mainonta ja markkinointi, it-ala, insinööritoimistot, konsultointi ja arkkitehtitoimistot.

Vertailuryhmässä on yrityksiä, joissa ei käytetä mitään toiminnanohjausjärjestelmää sekä sellaisia, joissa käytetään jotain muuta järjestelmää kuin Severaa. Severa on suunniteltu projektityön johtamiseen ja siksi parantaa juuri edellä mainittujen toimialojen menestymismahdollisuuksia.

Visma Severaa käyttävät yritykset menestyvät kilpailijoitaan paremmin useilla mittareilla mitattuna.

Toiminnanohjausjärjestelmissä olennaista onkin juuri toimialakohtaisuus. Kullekin toimialalle on olemassa toimialan ominaispiirteisiin sopivat ohjelmistot, joiden avulla ratkotaan monia toimialakohtaisia haasteita. Selkeistä hyödyistä huolimatta moni yrittäjä kaihtaa toiminnanohjausjärjestelmän hankintaa.

– Oletus järjestelmien kalleudesta ja kankeudesta hidastaa edelleen sähköistymistä. Nykyään se ei ole kustannuskysymys, sillä tarjolla on ohjelmistoja, jotka maksavat vain muutaman kympin kuussa. Ne ovat integroitavissa laskutukseen ja eivätkä vaadi älyttömiä käyttöönottoprojekteja, kertoo Festum Accountingin myyntijohtaja Harri Hakala.

Laskuttaminen helpompaa ja tarkempaa

Harri Hakala on työskennellyt toiminnanohjausjärjestelmien parissa koko 2000-luvun. Ensin hän työskenteli tuotekehityksessä. Nyt hän toimii tilitoimisto Festumissa myyntijohtajana, etsien asiakkailleen parhaita mahdollisia kokonaisratkaisuja yrityksen talouden- ja toiminnanohjaukseen.

Hänen mukaansa jokainen yritys, jossa on paljon liikkuvia osia; toimeksiantoja, projekteja, hankkeita, asiakkaita tai erilaista tekemistä, tarvitsee toiminnanohjausjärjestelmän. Moni yrittää edelleen hallita suuria kokonaisuuksia Excelissä, mutta se tuottaa monia haasteita.

Suurin niistä on laskuttaminen. Kun ei ole automaattista tiedonsiirtoa, on laskuttaminen hidasta. Tietoja täytyy kerätä useista lähteistä ja käsin tehdyissä tiedonsiirroissa saattaa tapahtua virheitä.

– Pienien yritysten ongelma on hallinnollisten töiden siirtyminen uusien asiakastöiden takia. Laskutuksen siirtyessä rahansaanti siirtyy. Toiminnanohjausjärjestelmässä kaikki kirjaavat tiedot yhteen paikkaan, jolloin laskutusdata on siellä valmiina ja laskujen laatiminen helppoa, Hakala kuvailee.

Monissa toiminnanohjausjärjestelmissä asiakas kirjataan järjestelmään jo tarjousvaiheessa. Tarjoukseen kirjatuista tiedoista saadaan helposti luotua tilaus, tilauksesta toimitus ja lopulta laskutus. Kerran kirjattu tieto pysyy koko asiakkuuden ajan ja lopulta laskun luominen tapahtuu vain yhdellä napin painalluksella.

– Monessa pienessä rakennusfirmassa tehdään projekteja ja laskutetaan sitten joskus. Laskutettavat summat raavitaan kokoon lippusista ja lappusista ja viive rahan tuloon voi olla pari kuukautta. Se on pitkä aika pienelle yritykselle, Hakala kuvailee realiteetteja.

Toiminnanohjausjärjestelmän hyödyt liiketoiminnan ohjaamiseen

Moni yrittäjä jatkaa liiketoiminnan tärkeiden asioiden hallintaa yksin, omassa päässään, vaikka yritys kasvaa. Tämä tekee yrityksen toiminnasta hyvin haavoittuvaista. Toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa suunnittelun, seurannan sekä laskuttamisen yhdestä ihmisestä riippumattomasti.

Hakala kertoo kuljetusalan yrittäjästä, joka tavoitteli kasvua, mutta ei vanhalla menetelmällä päässyt tavoitteisiinsa. Otettuaan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön, hän näki todellisen kapasiteetin selkeämmin ja pystyi ottamaan enemmän kuljetuksia. Myös laskuttaminen helpottui ja kassavirran optimointi parantui.

Kaikenlainen talouden hallinta helpottuu hyvällä toiminnanohjausjärjestelmällä, jossa voi ennustaa, raportoida ja seurata kassavirtaennustetta. Järjestelmästä näkee jopa kuukausia eteenpäin, mitä myyntiputkesta on tulossa ja siten myyntiä ja resursseja pystytään optimoimaan.

Kaikenlainen talouden hallinta helpottuu hyvällä toiminnanohjausjärjestelmällä.

Ellei ole näkymää tulevaan, voivat kassavirran notkahdukset yllättää myös menestyvän yrityksen. Esimerkiksi rakennusalalla on yleistä, että rahaa kuluu materiaaleihin ja palkkoihin suuria määriä ennen kuin asiakkaalta saadaan ensimmäistäkään maksusuoritusta.

– Yleensä kysyn myyntineuvottelussa hyvin suoraan, onko kassa riittänyt. Usein vastaus on, että haasteita on ollut. Siitä päästään keskustelemaan, miten saadaan parempia katteita, lyhyempiä maksuaikoja ja ostolaskut optimoitua, Hakala kertoo.

Paremmat yöunet

Toiminnanohjausjärjestelmä helpottaa suunnittelua. Siitä näkee tulevat projektit ja niistä koituvat menot. Jos on tulossa ongelmia kassavirrassa, voidaan ottaa esimerkiksi lyhytaikaista laskulainaa ja pitää oma laskunmaksu aikataulussa.

Harri Hakala kertoo, että rakennusalan yrityksillä on alan luonteesta johtuen usein ongelmia kassan hallinnassa ja resursoinneissa. Hän kertoo yhdestä rakennusalan asiakkaasta, joka otti pari vuotta sitten Visma Severan käyttöön ja aloitti määrätietoisen suunnittelun ja projektien hallinnan ohjelmistossa.

– Kävimme yhdessä läpi talouslaskelman rakenteen ja katelaskelman. Etsimme kohtia, joissa tehostaa. Otettiin OP Laskulaina käyttöön ja sen avulla saatiin kulujen maksamisen ja saamisten kotiutumisen välinen kassavaje tasattua. Yrittäjä on kertonut, että kaiken tämän myötä hänen arkensa on helpottunut ja hän on saanut nukuttua paremmin, Hakala kuvailee.

Lue myös: 5 myyttiä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta

Järjestelmällinen resursointi sekä yrityksen että asiakkaan etu

Resurssien suunnittelu ja tasainen jakaminen on toiminnanohjausjärjestelmässä selkeämpää ja avoimempaa. Sen avulla näkee täyttö-käyttöasteen, voi seurata resurssien jakautumista, jakaa työtehtäviä tasaisemmin.

– Etätyömoodissa esimiehen on vaikea seurata työntekijöiden työkuormaa ilman toiminnanohjausta. Se auttaa kuormittavuuden ja henkilöstön jaksamisen seuraamisessa, Hakala sanoo.

Järjestelmällinen toiminta kasvattaa asiakkaan luottamusta ja tyytyväisyyttä.

Resursoinnin suunnittelu toiminnanohjausjärjestelmässä mahdollistaa kustannussäästöt. Järjestelmästä nähdään kaiken aikaa tulevat projektit ja keitä tekijöitä niihin tarvitaan sekä milloin on mahdollista ottaa uusia asiakkaita.

Ohjelmistosta tehtävät voi aikatauluttaa, mikä tekee toiminnan järjestelmällisemmäksi. Sieltä voi tarkistaa päivän tehdyt, vielä hoidettavat tehtävät sekä muut viikon työtehtävät. Sairaustapauksissa tehtävät on helppo jakaa muille.

– Järjestelmällinen toiminta kasvattaa asiakkaan luottamusta ja tyytyväisyyttä, Hakala selittää.

Avoin tiedonjako kasvattaa resilienssiä

Nykyaikana ainoa pysyvä asia on muutos. Maailma ja kilpailutilanne muuttuvat. Jos edelleen yrittää Excelissä hallita projekteja, resursseja, laskutusta jne, on muutoksiin reagointi todella hankalaa.

Excel toimii hyvin pienessä yrityksessä, jossa tietoa ja tiedon tarvitsijoita on vielä vähän. Yrityksen kasvaessa on Exceleihin vuosien saatossa kertynyt data edelleen vain harvojen käytössä. Jos avainhenkilö on poissa, saattaa kokonaisen kuukauden laskutus jäädä tekemättä. Yritys on haavoittuva, kun tietoa ei ole jaettu avoimesti.

– Jos tietoa ei löydy järjestelmästä, sitä ei ole olemassa. Jos se on jonkun päässä tai paperilla, niin muut eivät tiedä siitä mitään, Hakala muistuttaa.

Jos tietoa ei löydy järjestelmästä, sitä ei ole olemassa.

Yksi merkittävä pilvipohjaisten toiminnanohjausjärjestelmien hyöty on niiden liitettävyys muihin ohjelmistoihin. Usein eri henkilöstöryhmät käyttävät eri ohjelmistoja, joten kaksisuuntainen rajapinta on tärkeä osa ohjelmistokokonaisuutta.

Kun tieto siirtyy automaattisesti toiminnanohjausjärjestelmästä taloushallintoon ja palkanlaskentaan ja päinvastoin, saavat kaikki oikea-aikaista ja tarkkaa tietoa siitä ohjelmistosta, jota käyttävät.

Esimerkiksi Visma Severan ja Netvisor taloushallinto-ohjelmiston välillä on laaja kaksisuuntainen rajapinta.

Lue lisää Severan ja Netvisorin yhteiskäytöstä!