Käyttöönoton aikaiset toimenpiteet – näin varmistat järjestelmän sujuvan käyttöönoton
Projektinhallintajärjestelmän käyttöönotto konkretisoituu vasta projektin aikana. Silloin tehdään valinnat ja toimenpiteet, jotka ratkaisevat muuttuuko järjestelmä aidosti arkea tukevaksi työkaluksi vai jääkö se irralliseksi ohjelmistoksi muiden joukkoon. Tässä blogissa ratkaisukonsultti Suvi Viertola käy läpi käyttöönoton aikaisia keskeisiä toimintatapoja, joilla varmistetaan että projekti etenee hallitusti ja lopputulos tukee yrityksen toimintaa.
Severalla nähdään päivittäin, että onnistunut käyttöönotto syntyy ennen kaikkea hyvästä yhteistyöstä ja selkeästä tekemisestä projektin aikana. Kun perusasiat ovat kunnossa, järjestelmä saadaan nopeasti tukemaan arkea ja liiketoiminnan johtamista.
Käyttöönoton vaatima aika ja vaiva joustavat tarpeidesi mukaan
On tärkeää huomata että käyttöönottoon kuluva aika ja vaiva riippuvat merkittävästi yrityksen kokoluokasta sekä tarpeista. Pienelle yritykselle tai vasta-aloittaneelle toimijalle käyttöönotto on usein hyvinkin ketterää. Tällöin projekti on loistava tilaisuus luoda struktuurit ja toimivat rutiinit ilman vanhan historian painolastia.
Suuremmissa organisaatioissa projekti vaatii tyypillisesti enemmän koordinointia. Kun käyttäjiä on paljon ja toimintatavat vaihtelevat tiimeittäin, korostuu tarve yhtenäistää prosesseja asetusten ja käyttötapojen läpikäynnin aikana.
Severan joustavuuden ansiosta itse käyttöönotto mukautuu näihin eroihin ja kesto voi vaihdella muutamasta tunnista kymmeniin päiviin yrityksen prosessien monimutkaisuuden mukaan.
Käyttöönoton tärkeimmät toimenpiteet
- Projektin selkeä johtaminen
Pidetään kokonaisuus hallinnassa ja päätöksenteko sujuvana. - Asetusten ja käyttötapojen läpikäynti
Rakennetaan järjestelmä tukemaan toimivia prosesseja. - Tiedonsiirron suunnittelu ja toteutus
Varmistetaan, että oikea data siirtyy oikein. - Kriittiset integraatiot
Yhdistetään tärkeimmät järjestelmät sujuvan arjen tueksi. - Käyttäjäkoulutus
Autetaan käyttäjiä ottamaan järjestelmä luontevaksi osaksi työtä.
Hyvin johdettu ja suunniteltu käyttöönotto näkyy sujuvana arkena heti.
Lue myös: Miten valmistautua projektinhallintajärjestelmän käyttöönottoon?
Projektin johtaminen luo pohjan onnistumiselle
Käyttöönoton aikainen projektityö vaatii selkeää johtamista ja jatkuvaa tilannekuvaa. Säännöllinen seuranta auttaa pitämään projektin hallinnassa ja tukee päätöksentekoa koko matkan ajan.
Säännölliset tilannepalaverit ja yhteiset käytännöt varmistavat, että mahdollisiin haasteisiin voidaan tarttua ajoissa. Muutokset ovat osa käyttöönottoa, ja niiden hallittu käsittely auttaa pitämään kaikki osapuolet mukana.
Asetusten ja käyttötapojen läpikäynti ratkaisee järjestelmän toimivuuden
Määrittelyvaihe eli asetusten ja käyttötapojen läpikäynti on yksi käyttöönoton kriittisimmistä vaiheista. Tällöin päätetään miten järjestelmä tukee yrityksen prosesseja ja toimintatapoja käytännössä.
Vaikka järjestelmät tarjoavat valmiita hyviä käytäntöjä, organisaation omat tarpeet edellyttävät usein hienosäätöä. On tärkeää varata määrittelyihin riittävästi aikaa ja tarkastella kriittisesti nykyisiä toimintatapoja. Tehottomien prosessien automatisointi ei tuo hyötyä vaan ensin on syytä kehittää itse tekemistä ja varmistaa että asetukset tukevat uusia tavoitteita.
Tiedonsiirto vaatii huolellista suunnittelua
Tiedonsiirto on olennainen osa käyttöönottoa ja vaatii usein enemmän työtä kuin aluksi arvioidaan. Lähtödatan varhainen analysointi auttaa määrittelemään, mitä tietoa siirretään ja miksi.
Kun siirrettävä data on oikeanlaista ja laadukasta, järjestelmä saadaan nopeammin käyttöön ja raportointi toimii luotettavasti heti alusta lähtien.
Siirtymä uuteen järjestelmään oli meille täysin vaivaton. Tietokannan siirto hoidettiin puolestamme ja yhteyshenkilömme Antti Byckling huolehti koko prosessista. Saimme hyvää henkilökohtaista palvelua alusta loppuun.
– Jyri Kotilainen, yrittäjä, arkkitehtitoimisto Vauhtiviiva
Lue koko asiakastarina: Arkkitehtitoimisto Vauhtiviiva löysi Severasta helpon ja nykyaikaisen ratkaisun
Integraatiot tukevat sujuvaa kokonaisuutta
Integraatiot mahdollistavat eri järjestelmien toimivan yhteistyön. Käyttöönoton aikana kannattaa keskittyä niihin integraatioihin, jotka ovat arjen kannalta kriittisimpiä.
Kaikkea ei tarvitse toteuttaa kerralla. Integraatioita voidaan vaiheistaa, jolloin perustoiminnallisuus saadaan nopeasti käyttöön ja kokonaisuutta kehitetään myöhemmin tarpeen mukaan.
Meille oli elinehto, että järjestelmässä on modernit rajapinnat ja valmiit kyvykkyydet kytkeytyä muihin työkaluihimme ilman raskaista räätälöintejä.
– Olli Maksimainen, operatiivinen johtaja, Crasman
Lue koko asiakastarina: Crasman modernisoi toiminnanohjauksensa – 20 vuoden data siirtyi ValueFramesta Severaan kolmessa kuukaudessa
Koulutus varmistaa järjestelmän käyttöönoton onnistumisen
Käyttäjäkoulutus on keskeinen osa onnistunutta käyttöönottoa. Koulutukset kannattaa suunnitella ajoissa ja toteuttaa käyttäjäryhmittäin, jotta jokainen saa juuri omaan rooliinsa sopivan osaamisen.
Palveluntoimittajan asiantuntemuksen hyödyntäminen koulutuksissa auttaa käyttäjiä omaksumaan parhaat käytännöt ja ottamaan järjestelmän luontevaksi osaksi päivittäistä työtä.
Asiakkaan on myös mahdollista ottaa vastuu helpompien aiheiden koulutuksesta sisäisesti kuten esimerkiksi tuntikirjauskoulutukset. Tämä antaa organisaatiolle mahdollisuuden säästää asiantuntijan aikaa monimutkaisempiin kokonaisuuksiin.
Hyvät perehdytykset ja koulutukset auttoivat paljon. Alkuun jotkut asiat tuntuivat erilaisilta, mutta pian huomasimme, että tämä on oikeasti helpompi tapa toimia.
– Terhi Pakkanen, Finance and Project Specialist, Premico Rakennuttaminen
Lue koko asiakastarina: Premico Rakennuttaminen vaihtoi Severaan – sujuva siirtymä ja selkeämpi arki
Huolellinen toteutus tuo hyödyt näkyviin
Käyttöönoton aikaiset toimenpiteet vaikuttavat suoraan siihen, miten järjestelmä tukee yritystä pitkällä aikavälillä. Huolellisesti johdettu ja toteutettu käyttöönotto vähentää riskejä ja auttaa saamaan järjestelmästä irti sen todellisen arvon.
Kun projektin aikana panostetaan yhteistyöhön, selkeyteen ja käyttäjien tukemiseen, järjestelmä alkaa nopeasti helpottaa arkea ja tukea liiketoiminnan kehittämistä.
Suvi Viertola on kokenut ratkaisukonsultti ja PSA-asiantuntija, joka on auttanut yrityksiä tehostamaan toimintaansa ohjelmistoratkaisuilla jo reilut 20 vuotta. Hänellä on vahva kokemus eri toimialojen tarpeista PSA-järjestelmissä sekä erityisosaamista käyttöönottojen, projektijohdon ja järjestelmäsuunnittelun saralla.
