Aabalance teki järjestelmänvaihdon ValueFramesta Severaan ja sai arkeen helppoutta
Tilitoimistossa järjestelmän pitää ennen kaikkea helpottaa arkea. Kun tehtäviä, tuntikirjauksia, laskutusta ja raportointia tehdään joka päivä, käytettävyydellä on iso merkitys. Aabalance teki järjestelmänvaihdon ValueFramesta Severaan, kun kasvava tilitoimisto halusi ratkaisun, joka on selkeä käyttää ja tukee tuttua tekemistä. Ero näkyi nopeasti etenkin laskutuksessa, tehtävien hallinnassa ja koko tiimin työssä.
Aabalance on vuonna 2023 perustettu tilitoimisto, joka on kasvanut nopeasti. Yrityksellä on jo yli sata asiakasta eri toimialoilta, kuten IT-alalta, ravintola-alalta, kaupasta, yhdistyksistä ja terveydenhuollosta. Toiminta perustuu pääosin kiinteään hinnoitteluun, mikä tuo ennakoitavuutta sekä asiakkaille että omalle liiketoiminnalle.
Aabalancen perustaja ja toimitusjohtaja Ann Boman on työskennellyt tilitoimistoalalla vuodesta 2012. Koska ValueFrame oli Annille ennestään tuttu, uuden ratkaisun erot näkyivät arjessa nopeasti.
Järjestelmänvaihto haluttiin tehdä ajoissa ja hallitusti
Aabalance otti aluksi käyttöön ValueFramen, koska se oli ennestään tuttu järjestelmä. Kun tieto ValueFramen päättymisestä tuli, järjestelmänvaihtoa ei haluttu jättää viime tippaan.
Kasvavassa tilitoimistossa vaihto ei ole ihan pieni asia. Mukana ovat asiakkaat, työntekijät, tehtävät, laskutus ja raportointi. Siksi päätös haluttiin tehdä rauhassa ja hyvissä ajoin.
“Kun saimme tiedon siitä, että ValueFrame on päättymässä, ajattelimme heti, että nyt kannattaa toimia ajoissa. Emme halunneet jäädä odottamaan viimeiseen hetkeen, vaan halusimme tehdä järjestelmänvaihdon hallitusti”, Ann kertoo.
Aabalancella haettiin ratkaisua, joka olisi mahdollisimman helppo ottaa käyttöön ilman, että koko arki pitäisi rakentaa uusiksi.
“Meillä on paljon asiakkaita, paljon tehtäviä ja paljon asioita, joiden pitää toimia joka päivä. Sen vuoksi meille oli tärkeää, että järjestelmänvaihdosta ei tule liian raskasta projektia”, Ann taustoittaa.
Kevyt käyttöönotto, tärkeä oppi tehtävärakenteesta
Järjestelmänvaihto herättää usein huolen siitä, kuinka raskas projekti siitä tulee. Aabalancen kokemuksessa siirtymä Severaan oli kuitenkin kevyt.
Severa otettiin käyttöön joulukuussa, jotta tilitoimiston pahin kiirekausi ei osuisi heti alkuun. Ratkaisu toimi hyvin.
“Käyttöönotto meni kokonaisuutena aika helposti, eikä siihen mennyt mitenkään kohtuuttomasti aikaa. Siihen nähden, miten iso asia järjestelmänvaihto aina on, tämä sujui mielestäni varsin kevyesti”, Ann kertoo.
Käyttöönotto sujui kevyesti myös siksi, että tukea saatiin oikealla tavalla heti alusta alkaen. Ann nostaa esiin erityisesti Severan Rebekka Loikkasen ammattitaidon ja käytännönläheisen tuen, joka helpotti siirtymää merkittävästi.
“Saimme kyllä tosi hyvää koulutusta, ja Rebekan ammattitaito näkyi tässä vahvasti. Hän auttoi meitä paljon jo alkuvaiheessa, ja se helpotti meitä tosi paljon”, Ann kiittelee.
Vaikka järjestelmänvaihto sujui kokonaisuutena kevyesti, kaikki ei alussa mennyt täysin ilman säätöä. Eniten työtä vaati laskutus, etenkin kun tilitoimiston arjessa mukana ovat myös Netvisorin ja Fennoan kautta kulkevat laskut sekä edelleenlaskutettavat kulut.
“Alussa meillä oli ehkä vähän laskutuksen kanssa ongelmia, mutta sehän on ihan selvää, että eihän mikään voi mennä niin, että se vaan heti toimii. Kyllähän siinä tulee aina vähän säätöä, kun järjestelmää vaihtaa”, Ann kertoo.
Kun alkuvaiheen asiat saatiin kohdilleen, juuri laskutuksen helppous nousi yhdeksi näkyvimmistä hyödyistä järjestelmänvaihdon jälkeen.
Annilla oli käyttöönotosta myös selkeä vertailukohta.
“Kun vertaan tätä siihen, kun otimme ValueFramen aikanaan käyttöön, niin kyllä tämä tuntui selvästi helpommalta”, Ann sanoo.
Käyttöönotossa yksi tärkeä oppi liittyi tehtävärakenteeseen. Kun tilitoimiston arjessa on paljon toistuvia ja vuosikelloon sidottuja tehtäviä, ne kannattaa rakentaa Severaan kunnolla heti alussa.
“Jos tilitoimisto ottaa Severan käyttöön, niin sanoisin vinkkinä, että sinne kannattaa tehdä kunnolla ainakin vuoden tehtävät. Silloin kokonaisuus toimii arjessa paremmin”, Ann neuvoo.
Severa on tuntunut selkeämmältä ja helpommalta käyttää kuin ValueFrame. Meille se on ollut iso asia ihan arjen työssä, koska käytämme järjestelmää koko ajan.
Helppokäyttöisyys näkyi heti arjessa
Aabalancen kokemuksessa Severan suurin vahvuus on ollut helppokäyttöisyys. Tilitoimistossa järjestelmää käytetään jatkuvasti, joten sillä on väliä, kuinka nopeasti asiat löytyvät ja miten sujuvasti työ etenee.
“Severa on tuntunut selkeämmältä ja helpommalta käyttää kuin ValueFrame. Meille se on ollut iso asia ihan arjen työssä, koska käytämme järjestelmää koko ajan”, Ann kertoo.
Annin mukaan ero näkyy erityisesti siinä, että tekeminen on aiempaa suoraviivaisempaa. Kun laskulle pitää tehdä muutos, tunteja kirjata tai tietoja tarkistaa, asiat hoituvat ilman ylimääräistä etsimistä.
“Tilitoimistossa tulee koko ajan pieniä asioita vastaan. Pitää tehdä muutoksia laskulle, tarkistaa tietoja, kirjata tunteja tai seurata, missä mennään. Silloin sillä on oikeasti väliä, onko järjestelmä helppokäyttöinen”, Ann sanoo.
Myös koko tiimi huomasi eron nopeasti.
“Meidän työntekijätkin ovat pitäneet Severalla työskentelystä. Se kertoo minusta paljon, koska silloin hyöty ei ole vain oma kokemukseni, vaan se näkyy koko tiimin arjessa”, Ann toteaa.
Laskutuksen helppous on ollut meille yksi suurimmista hyödyistä.
Laskutuksen sujuvuus näkyy heti tilitoimiston arjessa
Tilitoimistossa laskutus ei ole yksittäinen vaihe, vaan jatkuva osa arkea. Kun muutoksia, poikkeuksia ja edelleenlaskutettavia kuluja on paljon, järjestelmän käytettävyys korostuu.
“Laskutuksen helppous on ollut meille yksi suurimmista hyödyistä. Tilitoimistossa laskutusta tehdään paljon, ja siihen liittyy paljon pieniä muutoksia ja tarkistuksia. Kun ne pystyy tekemään nopeasti ja selkeästi, sillä on arjessa iso merkitys”, Ann kertoo.
Aiemmin yksinkertainenkin muutos saattoi vaatia enemmän vaiheita. Severassa sama asia hoituu suoraviivaisemmin.
“Jos asiakkaalle pitää lisätä jokin asia laskulle tai tehdä jokin muutos nopeasti, se onnistuu Severassa paljon helpommin. Nyt moni asia onnistuu muutamalla klikkauksella, ja se tekee työstä selvästi sujuvampaa”, Ann sanoo.
Tuttu tapa tehdä töitä säilyi, mutta arki selkeytyi
Aabalancella ei lähdetty hakemaan järjestelmänvaihdolla kokonaan uutta toimintamallia. Tavoitteena oli saada käyttöön järjestelmä, joka tukee tuttua tekemistä paremmin.
Severaa käytetään Aabalancella työajanseurantaan, tehtävien hallintaan, laskutukseen ja raportointiin. Juuri näiden asioiden pitää tilitoimistossa olla kunnossa joka päivä.
“Meille oli tärkeää, että tehtävät, työaika, laskutus ja raportointi pysyvät samassa kokonaisuudessa. Erona on se, että nyt tekeminen tuntuu sujuvammalta ja järjestelmä tukee arkea paremmin”, Ann kertoo.
Samalla myös tehtävien seuranta ja raportointi tukevat paremmin kokonaisuuden hallintaa. Kun asiakkaita on paljon, pitää nähdä selkeästi, mitä on tehty ja mitä on vielä tekemättä.
“Jos meillä ei olisi mitään seurantaa työtehtävistä, olisi aika vaikea varmistaa, että kaikki tulee varmasti tehtyä. Kun asiakkaita on paljon, täytyy olla selkeä tapa seurata tehtäviä ja nähdä, missä mennään”, Ann sanoo.
Raportoinnissa Aabalance arvostaa sitä, että näkymiä voi rakentaa omiin tarpeisiin.
“Raportoinnissa hyvä puoli on se, että sieltä saa tehtyä sellaisia raportteja kuin itse tarvitsee. Se helpottaa omaa johtamista ja tuo joustavuutta arkeen”, Ann sanoo.
Tilitoimistossa on tosi tärkeää, että käytössä on sellainen järjestelmä, johon voi luottaa.
Severa sopii tilitoimistolle, joka haluaa pitää arjen hallinnassa
Tilitoimistossa järjestelmän täytyy tukea päivittäistä tekemistä. Aabalancella Severa on vakiintunut koko tiimin käyttöön, ja sen arvo näkyy erityisesti siinä, että tehtävät, laskutus ja raportointi pysyvät hallinnassa samassa kokonaisuudessa.
“Tilitoimistossa on tosi tärkeää, että käytössä on sellainen järjestelmä, johon voi luottaa. Sen pitää tukea sitä, että tehtävät tulevat tehdyiksi, laskut lähtevät ajallaan ja kokonaisuus pysyy hallinnassa. Severa on meillä jokapäiväisessä käytössä koko tiimillä, ja jos järjestelmä ei toimisi arjessa, se näkyisi heti”, Ann kertoo.
“Suosittelen Severaa erityisesti tilitoimistolle, joka haluaa pitää tehtävät, työajanseurannan, laskutuksen ja raportoinnin samassa kokonaisuudessa. Kun asiakkaita on paljon, on tärkeää, että arki pysyy hallinnassa ja järjestelmään voi luottaa joka päivä”, Ann sanoo.
Aabalancella suurin hyöty näkyy tavallisessa työpäivässä. Kun järjestelmä on helppokäyttöinen, arki sujuu jouhevammin.
Voisiko Severa sopia myös teidän tilitoimistollenne?
Olipa teillä käytössä nykyinen järjestelmä tai ei vielä lainkaan yhteistä ratkaisua tehtävien, laskutuksen ja raportoinnin hallintaan, kannattaa seuraava askel arvioida oman arjen näkökulmasta. Näytämme mielellämme, miten Severa tukisi juuri teidän toimintatapaanne.
Tai voit myös tutustua Severaan itsenäisesti ilmaisen kokeilun kautta.
Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.
