Tilitoimisto Economer yhdistää myynnin, asiakkuudet ja laskutuksen Severalla

Economer valitsi Severan tilitoimistonsa operatiiviseksi järjestelmäksi tukemaan kasvua ja arjen sujuvuutta. Severa yhdistää myynnin tiedot, asiakkuuksien hallinnan ja laskutuksen kokonaisuudeksi, joka luo pohjan myös kannattavuuden seurannalle.

Täyden palvelun tilitoimisto Economer rakentaa orgaanisen kasvunsa tueksi järjestelmäkokonaisuutta, jossa tieto kulkee sujuvasti myynnistä asiakkuuden hoitoon, laskutukseen ja raportointiin. Yrityksen tavoitteena on vähentää manuaalista työtä, vahvistaa näkyvyyttä asiakkuuksiin ja rakentaa skaalautuva toimintamalli modernin tilitoimiston arkeen.

Economer on suomalainen perheyritys ja Taloushallintoliiton auktorisoima täyden palvelun tilitoimisto. Yritys tarjoaa täysin sähköistä taloushallinnon palvelua ja hyödyntää modernissa toimintamallissaan markkinoiden parhaita työkaluja.

Olli Liljestrand on toiminut Economerin toimitusjohtajana joulukuusta lähtien. Hänellä on yli kymmenen vuoden kokemus tilitoimistoalalta, asiakkuuksista ja myynnistä. Economerissa hän näkee vahvan pohjan orgaaniselle kasvulle, sillä yrityksellä on kokenut asiantuntijajoukko, laajaa osaamista taloushallinnon eri osa-alueilta ja valmius palvella myös entistä vaativampia asiakkaita.

“Meillä on talossa valtavasti osaamista ja kokemusta. Sen ansiosta pystymme palvelemaan yhä vaativampia asiakkaita”, Olli kuvaa.

Orgaaninen kasvu vaatii myös järjestelmiltä enemmän. Kun asiakasmäärä kasvaa ja palvelukokonaisuus laajenee, tilitoimiston arjessa korostuvat tiedonkulku, raportointi, laskutus, resursointi ja asiakaskannattavuuden seuranta. Economerilla lähdettiin siksi uudistamaan koko järjestelmäkokonaisuutta.

“Meillä on tehty valtava järjestelmäkokonaisuuden uudistus kevään aikana, eikä se linkity pelkästään Severaan”, Olli sanoo.

Kun otimme Severan käyttöön, näimme mahdollisuuden poistaa rajapintojen avulla manuaalista työtä ja viedä raportointia uudelle tasolle. Aikaisemmin tehtiin paljon enemmän manuaalista työtä kuin tällä hetkellä.

Tilitoimisto vaihtoi Severaan kasvun ja kehityksen tueksi

Economerilla oli jo aiemmin käytössä tilitoimistoille suunnattu toiminnanohjauksen ratkaisu, mutta kasvun ja järjestelmäkokonaisuuden uudistamisen myötä järjestelmiltä alettiin kaivata enemmän automaatiota, rajapintoja ja joustavampaa raportointia. Economer näki Severassa mahdollisuuden vähentää manuaalista työtä, saada myynnin ja asiakkuuden tiedot kulkemaan sujuvammin järjestelmästä toiseen sekä rakentaa tilitoimiston arkeen paremmin skaalautuva kokonaisuus.

Olli kuvaa Severan tuoneen Economerille mahdollisuuden rakentaa tilitoimiston prosesseja uudella tavalla. Kyse ei ollut vain yksittäisen järjestelmän vaihtamisesta, vaan siitä, että Economer halusi rakentaa modernin tilitoimiston tarpeisiin sopivan ekosysteemin.

“Kun otimme Severan käyttöön, näimme mahdollisuuden poistaa rajapintojen avulla manuaalista työtä ja viedä raportointia uudelle tasolle. Aikaisemmin tehtiin paljon enemmän manuaalista työtä kuin tällä hetkellä”, Olli kertoo.

Severan valinnassa painoivat erityisesti nykyaikaisuus, integraatiomahdollisuudet ja se, että järjestelmässä nähtiin tilaa kehittää toimintaa eteenpäin.

“Koimme, että Severa on nykyaikaisempi järjestelmä ja mahdollistaa jatkokehityksen. Vaikka kaikki ei ole vielä valmista, asioihin on tartuttu ja niitä on lähdetty selvittämään”, Olli sanoo.

Tämä on Economerille tärkeää, koska tilitoimiston järjestelmä ei voi olla vain paikka, johon kirjataan asioita jälkikäteen. Sen pitää tukea koko asiakkuuden elinkaarta myynnistä arjen tekemiseen ja laskutukseen.

Rajapinnat ovat se juttu. Severa mahdollistaa automaation rakentamisen ja vapauttaa aikaa asiakastyöhön.

Pipedrivesta Severaan ilman turhaa käsityötä

Economerilla myynnin alkuvaihe hoidetaan Pipedrivessa. Kun uusi asiakkuus syntyy, tiedon pitää siirtyä saumattomasti tilitoimiston operatiiviseen arkeen. Nyt tieto liikkuu rajapinnan kautta Pipedrivesta Severaan.

“Kun uusi asiakkuus syntyy Pipedrivessa, tieto siirtyy rajapintaa pitkin suoraan Severaan. Asiakkuuden perustiedot, tuotteet, laskutustiedot ja yhteystiedot kulkevat mukana, mikä vähentää tilitoimiston manuaalista työtä ja nopeuttaa asiakkuuden käynnistämistä”, Olli kertoo.

Tilitoimiston arjessa muutos on konkreettinen. Uuden asiakkuuden tiedot saadaan suoraan osaksi operatiivista tekemistä ilman, että samoja tietoja tarvitsee syöttää käsin useaan paikkaan. Samalla myös virheiden mahdollisuus vähenee.

Ollin mukaan juuri rajapinnat ovat yksi Severan keskeisistä vahvuuksista tilitoimistolle.

“Rajapinnat ovat se juttu. Severa mahdollistaa automaation rakentamisen ja vapauttaa aikaa asiakastyöhön”, Olli tiivistää.

Severa kokoaa tilitoimiston asiakkuuden elinkaaren yhteen

Kun uuden asiakkuuden tiedot ovat siirtyneet Severaan, Economer hallitsee siellä asiakkuuden operatiivista arkea. Kirjanpito, palkanlaskenta, tilinpäätökset, talouspäällikköpalvelut ja muut asiantuntijatarpeet voidaan käsitellä omina kokonaisuuksinaan saman asiakkuuden alla.

“Oikeastaan koko asiakkuuden elinkaari pyörii tällä hetkellä Severassa. Tuotteet, projektit ja palvelut rakentuvat asiakkuuden ympärille”, Olli kertoo.

Netvisor täydentää kokonaisuutta taloushallinnon alustana. Economerin oma taloushallinto toimii Netvisorissa, ja Severassa muodostetut laskut siirtyvät Netvisoriin.

“Severasta laskutus siirtyy Netvisoriin, ja sitä kautta laskut lähtevät asiakkaille”, Olli kuvaa.

Hyödyt näkyvät jo Economerin ja asiakkaiden arjessa

Vaikka Economerin järjestelmäkokonaisuuden kehittäminen on vielä käynnissä, Severa on jo tuonut konkreettisia hyötyjä tilitoimiston arkeen. Myynnistä tuleva tieto siirtyy Pipedrivesta Severaan ilman turhaa käsityötä, asiakkuuksia voidaan perustaa järjestelmään aiempaa automaattisemmin ja laskutuksen pohjat rakentuvat projektien taakse sujuvammin.

Economerilla tämä tarkoittaa vähemmän manuaalista työtä ja parempaa näkyvyyttä siihen, mitä asiakkuuksissa tapahtuu. Kun samat tiedot kulkevat järjestelmästä toiseen, niitä ei tarvitse syöttää käsin useaan paikkaan.

Severan avulla Economer näkee aiempaa paremmin, kuinka paljon aikaa eri asiakkuuksien hoitamiseen kuluu ja mistä työmäärä muodostuu. Tämä hyödyttää myös Economerin asiakkaita. Kun tilitoimisto huomaa, että jonkin asiakkuuden hoitaminen vie poikkeuksellisen paljon aikaa, syitä voidaan lähteä selvittämään yhdessä asiakkaan kanssa. Kyse voi olla esimerkiksi siitä, miten asiakkaan ja tilitoimiston käyttämät järjestelmät, prosessit ja tiedonkulku tukevat yhteistä tekemistä.

“Jos näemme, että johonkin asiakkaaseen kuluu poikkeuksellisen paljon työaikaa, pääsemme porautumaan siihen, miksi näin on ja voisiko yhteistyötä sujuvoittaa esimerkiksi järjestelmiä tai toimintatapoja yhtenäistämällä”, Olli kuvaa.

Economerilla on jo tunnistettu asiakastilanteita, joissa näkyvyys asiakkuuden hoitoon käytettyyn aikaan on auttanut löytämään kehityskohteita. Joissain tapauksissa asiakkaan ja tilitoimiston järjestelmäkokonaisuutta on voitu yhtenäistää niin, että tieto kulkee sujuvammin, yhteistyöstä tulee asiakkaalle miellyttävämpää ja Economerin työ tehostuu.

Ollin mukaan tavoitteena ei ole lisätä kontrollia, vaan löytää tapoja tehdä yhteistyöstä sujuvampaa sekä Economerille että asiakkaalle.

Parempaa näkyvyyttä tilitoimiston kannattavuuteen

Tilitoimistojen liiketoiminta muuttuu, ja Economer on siirtynyt hinnoittelussaan kohti kiinteää laskutusta. Kun palveluita myydään kiinteällä hinnalla, tilitoimiston täytyy pystyä arvioimaan aiempaa tarkemmin, ovatko palvelusisältö, työn määrä ja laskutus tasapainossa.

Severa tuo Economerille pohjan asiakaskannattavuuden johtamiseen. Käyttöönoton yhteydessä Economerilla aloitettiin tarkempi ajankäytön kohdistaminen projekteille, jotta kiinteähintaisten palveluiden kannattavuutta voidaan tulevaisuudessa seurata luotettavammin.

Olli korostaa, että työ on vielä käynnissä. Parempi näkyvyys auttaa tilitoimistoa kehittämään hinnoittelua, palvelumalleja ja asiakasyhteistyötä tiedon pohjalta.

“Kun myydään kiinteää hintaa, pitää päästä kiinni siihen, kohtaavatko työmäärä, myyty palvelu ja laskutus toisensa”, Olli kuvaa.

Järjestelmä, joka tukee orgaanista kasvua

Economerin tavoitteena on kasvaa orgaanisesti ja pitää samalla toimintamalli tehokkaana. Siksi yritys haluaa rakentaa järjestelmäkokonaisuuden, jossa rutiininomaiset tiedonsiirrot automatisoituvat ja hallinnollinen työ pysyy järkevällä tasolla.

Severa on tässä kokonaisuudessa keskeinen osa. Olli kuvaa sitä Economerilla toiminnalliseksi ja operatiiviseksi välineeksi, joka yhdistää asiakkuuden, projektit, ajankäytön, laskutuksen ja raportoinnin samaan kokonaisuuteen.

“Me pystymme rakentamaan automaattisen kiertokulun CRM:stä eteenpäin. Severa on meillä toiminnallinen ja operatiivinen väline”, Olli sanoo.

Kun tieto liikkuu järjestelmien välillä, Economer voi kasvaa ilman, että manuaalinen hallinnollinen työ kasvaa samassa tahdissa.

“Kun saadaan järjestelmien välinen kiertokulku rakennettua ja automatisoitua, pystymme pitämään organisaatiohierarkian matalana. Meidän ei tarvitse palkata ihmisiä tekemään manuaalisia töitä”, Olli kertoo.

Tilitoimistolle voi olla selkeä etu, että se tuntee Severan ja käyttää sitä myös itse. Asiakkaalle se tuo luottamusta siihen, että hänen käyttämänsä työkalut ovat tuttuja myös tilitoimistolle.

Severa tuo tilitoimistolle etua myös asiakasymmärryksessä

Severan käyttö tuo Economerille arvoa myös asiakastyöhön. Tilitoimiston asiakkaissa on asiantuntijaorganisaatioita, joille Severa on jo ennestään tuttu järjestelmä. Kun Economer käyttää Severaa myös itse, se auttaa ymmärtämään asiakkaiden arkea ja vahvistaa luottamusta yhteistyöhön.

“Tilitoimistolle voi olla selkeä etu, että se tuntee Severan ja käyttää sitä myös itse. Asiakkaalle se tuo luottamusta siihen, että hänen käyttämänsä työkalut ovat tuttuja myös tilitoimistolle”, Olli kertoo.

Ollin mukaan tästä on saatu jo lyhyessä ajassa myös käytännön näyttöä. Severa-osaaminen voi olla tilitoimistolle etu tilanteissa, joissa asiakas arvostaa kumppania, joka ymmärtää heidän käyttämänsä järjestelmän mahdollisuudet.

Severasta tilitoimistojen ratkaisu

Economerin kokemukset näyttävät, miten Severa voi tukea tilitoimistoa kokonaisvaltaisesti. Kyse ei ole vain projektinhallinnasta tai työajankirjauksesta, vaan tilitoimiston operatiivisesta kokonaisuudesta, jossa myynnin tieto siirtyy asiakkuuden hoitoon ja palveluiden hallinta kytkeytyy laskutukseen, kannattavuuden seurantaan ja resursoinnin kehittämiseen.

Ollin mukaan Severa sopii erityisesti tilitoimistolle, joka haluaa kehittää myyntiä, hyödyntää rajapintoja ja vähentää järjestelmien välistä käsityötä.

“Jos tilitoimistolla on Netvisor käytössä, Severaa parempaa työkalua sen rinnalle ei mielestäni ole. Severa tarjoaa hyvät lähtökohdat rajapintojen hyödyntämiseen ja tekee arjesta sujuvampaa”, Olli sanoo.

Tilitoimistoille Severan arvo syntyy kokonaisuudesta. Asiakkuudet, palvelut, projektit, työaika, laskutus, raportointi ja rajapinnat kytkeytyvät samaan operatiiviseen malliin. Economerille tämä tarkoittaa perustaa, jonka päälle voidaan rakentaa orgaanista kasvua ja kehittää tilitoimiston arkea entistä skaalautuvammaksi.

Meille tärkeintä on saada perusta kuntoon. Kun järjestelmät tukevat toisiaan ja tieto liikkuu sujuvasti, pystymme rakentamaan kasvua hallitusti ja kehittämään tilitoimiston arkea eteenpäin.

Perusta kuntoon ennen seuraavaa vaihetta

Economerilla Severan käyttöönotto on osa laajempaa kehitysmatkaa, jossa tilitoimisto rakentaa modernia, skaalautuvaa ja automatisoitua järjestelmäekosysteemiä orgaanisen kasvunsa tueksi.

“Meille tärkeintä on saada perusta kuntoon. Kun järjestelmät tukevat toisiaan ja tieto liikkuu sujuvasti, pystymme rakentamaan kasvua hallitusti ja kehittämään tilitoimiston arkea eteenpäin”, Olli kiteyttää.

Kun perusta on kunnossa, Economer voi jatkaa kasvuaan mallilla, jossa myynti, asiakkuuden hoito, laskutus ja raportointi tukevat toisiaan. Severa toimii tässä kokonaisuudessa tilitoimiston arjen operatiivisena selkärankana.

Voisiko Severa sopia myös teidän tilitoimistolle?

Severa auttaa tilitoimistoa yhdistämään myynnin tiedot, asiakkuuden hoidon, laskutuksen ja raportoinnin samaan kokonaisuuteen. Kun tieto kulkee sujuvammin järjestelmien välillä, arjesta tulee selkeämpää ja manuaalinen työ vähenee.

Olipa teillä jo käytössä toiminnanohjauksen ratkaisu tai etsitte vielä yhteistä järjestelmää tehtävien, laskutuksen ja raportoinnin hallintaan, seuraavaa askelta kannattaa arvioida oman arjen näkökulmasta. Näytämme mielellämme, miten Severa voisi tukea juuri teidän tilitoimistonne toimintatapaa.

Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.