Severa kirkasti näkymää kasvuyrityksen tekemiseen ja tulosten seurantaan

Suomen ainoa sisältöstrategioihin keskittynyt yritys on käyttänyt Severaa kasvunsa buusterina. Differon perustaja, toimitusjohtaja Katri Tanni kertoo, että Severa vapautti merkittävästi aikaa asiantuntijatyöhön ja auttoi ymmärtämään, miten työaika ja projektit on järkevä jäsentää.

Differo on vuonna 2007 perustettu strategisen sisältömarkkinoinnin yritys, joka keskittyy sisältöstategioiden laatimiseen ja niiden toteuttamiseen. Toimitusjohtaja Katri Tanni tunnetaan siitä, että hän toi sisältöstrategia – käsitteen Suomeen.

– Aloin mietiä, että sisältöjä pitäisi asemoida enemmän asiakaslähtöisesti, eikä niinkään tuote- tai yrityslähtöisesti. Silloin Amerikassa puhuttiin paljon sisältöstrategiasta, joten aloin pohtia, voisiko sitä käyttää pohjana asiakaslähtöisemman sisällön tuotantoon, Tanni muistelee.

Tanni tutustui aiheeseen ja kirjoitti kollegansa kanssa Sisältöstrategia – kirjan, jonka menestyksen myötä he alkoivat myydä asiakkaille kokonaisvaltaisempaa sisällön suunnittelua ja tuotantoa. Onnistumisten myötä usko erikoistumisen kannattavuuteen kasvoi ja samoin kasvoi yritys.

Differo työllistää noin 20 henkeä ja kasvuvauhti on ollut tasaista kuluneet 10 vuotta. Yrityksen liikevaihto on noin 1,5 miljoonaa euroa ja se on parhaillaan fuusioitumassa osaksi Myynninmaailmaa, joka on osa Ilkka-konsernia.

Kasvu edelleen tavoitteena

Yhteen erikoistumisalaan keskittyminen on tuonut Differolle merkittävää kasvua. Asiakasmäärä on kasvanut ja samalla myös asiakkaiden koko on kasvanut. Tannin mukaan suuret pörssiyhtiöt ovat tuoneet työhön uudenlaista suolaa.

Toisaalta kasvun myötä työn ja sen tulosten seuraaminen alkoi käydä yhä hankalammaksi. Ehdotus toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta tuli tilitoimistolta.

Severan käyttöönotto tuli juuri kriittiseen kasvun vaiheeseen.

– He sanoivat, että olette sellaisessa kasvuvauhdissa, ettei kuittirumbaa pysty enää hallitsemaan. Myimme projekteja könttähinnalla, mutta koska tuntiseuranta ei ollut järjestelmällistä, emme pystyneet seuraamaan kannattavuutta kunnolla. Severan käyttöönotto tuli juuri kriittiseen kasvun vaiheeseen. Sen avulla pääsimme seuraamaan projektien kannattavuutta ja että kaikki tunnit laskutetaan, Tanni kertoo.

Differon tavoitteena on kasvaa edelleen. Nyt uuden omistajan alaisuudessa heillä on myös uudenlaisia mahdollisuuksia mm. Ilkka-konsernin sisäisten toimintojen kehittämisessä.

Severa on tuonut ryhtiä liiketoimintaan

Severa on antanut differolaisille ikkunan, josta näkee mitä tehdään ja millaisia asiakkuuksia heillä on. Se on parantanut resursointia ja tuntien hallintaa. Se vapauttaa aikaa ja helpottaa asioiden jäsentämistä. Severa on tuonut kaikkien tekemiseen ryhtiä ja mielekkyyttä.

– Itse toimitusjohtajana seuraan liiketoiminnan isoja linjoja Netvisorista, mutta Severasta näen, mitä yrityksessä tapahtuu. Näen sieltä kattavasti, mitä asiakastöissä on meneillään. Sieltä voi myös etänä seurata mitä päivittäin tapahtuu, kun tunteja kirjataan ja uusia asiakastöitä avataan, Tanni kuvailee

Differon henkilöstö tekee työtä pienissä ryhmissä, kukin omille asiakkailleen. Tannin mukaan heillä on kuukausilaskutteisia asiakkaita sekä eri kokoisia ja mittaisia projekteja niin paljon, ettei niitä pystyisi mitenkään hallitsemaan ilman jonkinlaista järjestelmää.

Se vaikuttaa myös asiakaskokemukseen, kun pystymme raportoimaan projektin etenemisestä ja laskutuksen perusteista avoimesti.

– Se vaikuttaa selkeästi myös asiakaskokemukseen, kun pystymme antamaan jämptit tiedot milloin ja kuka voi ottaa tehtävän vastaan jo myyntivaiheessa sekä raportoimaan projektin etenemisestä ja laskutuksen perusteista avoimesti, Tanni kiittelee.

Severa helpottaa myös henkilöstöjohtamista. Järjestelmästä näkee, miten kukin työntekijä menestyy erilaisissa tehtävissä ja milloin kenelläkin on tilaa ottaa uusia töitä vastaan. Sen avulla pystyy paremmin suuntaamaan töitä oikeille ihmisille.

Projektien hallinta ja seuranta avauksesta laskutukseen

Differon talous- ja hallintokoordinaattori Jenna Järvinen vastaa myyntiprojektien avaamisesta ja projektilaskutuksesta Severassa. Lisäksi hän seuraa useita tunnuslukuja Severan kautta.

Hänen mukaansa Severa on tärkeä työkalu koko tiimille, mutta myös hallinnolle. Se antaa kaikille yhtäläisen näkyvyyden projekteihin, tehtyihin työtunteihin, pysyvätkö projektit tavoitteissa, mikä niiden kannattavuus on ja mikä on laskutuksen tila.

– Severa tuo läpinäkyvyyttä projekteihin ja resursointiin. Lisäksi se antaa hallinnollista ja taloudellista kuvaa kannattavuudesta, projektien tilasta ja henkilöstön työmäärästä, Järvinen listaa.

Severa tekee työn ja tekemisen näkyväksi.

Severan muokattavuus saa myös Järviseltä kiitosta. Hänen mukaansa on kätevää, kun järjestelmästä saa tehtyä oman organisaation näköisen työkalun. Differolla on Severan raportointi käytössä sekä projektipäälliköille ja johdolle omat työpöytänäkymät.

Järvinen näkee, että Severan laskutuksessa on monia käteviä ominaisuuksia. Yksi hänen työtään helpottava ominaisuus on asiakaskohtaisten maksuehtojen luominen. Myös valmiiden maksuerien siirtäminen laskulle ja siitä Netvisoriin helpottaa työtä. Laskutusennusteet puolestaan antavat näkyvyyttä pidemmälle tulevaan.

Monipuolinen ja helppokäyttöinen

Järvisen mielestä Severa on monipuolinen ja helppokäyttöinen järjestelmä. Hän on myös saanut Severan asiakaspalvelusta nopeasti apua, esimerkiksi raporttien luomiseen.

Katri Tannin mielestä Severa tekee työn ja tekemisen näkyväksi. Sen avulla on helppo johtaa ja analysoida yrityksen kasvua. Differolla on vuosien varrrella pikkuhiljaa laajennettu Severan käyttöä. Viime keväänä he aloittivat resursoinnin Severassa ja uusien toimintojen käyttöönottoa suunnitellaan jo.

Eilen viimeksi mietittiin, että alettaisiin tehdä myyntiputkeakin Severan kautta. Meillä ei ole ollu näkyvissä, mitä asioita asiakkaille on tarjottu, joten siinä on seuraava hyödyllinen laajennusmahdollisuus, Tanni pohtii.