4 keinoa sujuvoittaa arkea IT- ja ICT-yrityksissä
Askele Oy:n Matti Tiilikainen ja Pasi Koskinen kehittävät päivittäin asiantuntijayritysten toiminnanohjausta ja kannattavuutta. Tässä blogissa kerromme heidän käytännönläheiset vinkit, joilla arkea voi sujuvoittaa ja kannattavuutta kehittää IT- ja ICT-yrityksissä.
IT- ja ICT-alan yrityksissä on omat toimialansa ominaispiirteet, joita kehittämällä arjesta saa kaikille sujuvampaa. Parhaimmillaan yrityksen liikevaihto kasvaa ja kannattavuuden hävikki pienenee arkea sujuvoittavilla ratkaisuilla.
1. Pienetkin tekijät voivat vaikuttaa yrityksen liikevaihtoon ja kannattavuuteen
Liikevaihto saattaa kasvaa hyvin pienilläkin keinolla ja kannattavuutta voi parantaa hävikkiä poistamalla.
Ei ole ollenkaan tavatonta, että IT- ja ICT-alan yrityksissä pienet työt tai esimerkiksi kilometrit jäävät laskuttamatta. Tyypillisesti tähän on syynä laskuttamisen hankaluus ja monimutkaisuus; pirstaloitunut tieto eri ohjelmistoissa ja kuitteja kuvatiedostoina eri kansioissa. Ei ihme, että laskun luominen on työlästä ja hankalaa. Tällöin pienet summat koetaan helpommaksi ja kannattavammaksi jättää laskuttamatta kuin laskuttaa asiakasta tehdystä työstä tai aiheutuneista kuluista.
Pieniltä ja merkityksettömiltä tuntuvat laskutussummat kertautuessaan muuttuvatkin merkittäväksi menetykseksi liikevaihdossa ja hävikkinä kannattavuudessa — niistä on kuitenkin aiheutunut kuluja tai menoja yritykselle itselleen.
Yksinkertaistamalla ja keskittämällä laskutusta integraatioiden ja automaation avulla on johdon ja esihenkilöiden helpompi sitouttaa henkilöstö tarkempaan laskuttamiseen. Pienet asiakkaille toteutetut työt tai laskutettavat kilometrit päätyvät laskutettavaksi helpoiten keskittämällä toiminnot ja tiedot yhteen ohjelmistoon.
Lue myös: Omakustannushinnan laskeminen ja hyödyntäminen
2. Erilaisten sopimus- ja projektimallien tunnistaminen on tärkeää
Projektien luokittelu kannattaa monesta syystä. IT- ja ICT-alan yrityksillä on käytössä erilaisia sopimus- ja projektimalleja. Jokaiselle projekti- ja sopimusmallille kannattaa määritellä ohjeistukset, jotka luovat selkeyttä päivittäiseen työskentelyyn sekä kannattavuuden seurantaan.
Projektit
- Laskutus; erissä tarjouksen mukaan
- Resursointi selkeää
- Kateseuranta selkeää
Kertaluontoisissa projekteissa laskutus tapahtuu kerralla tai sovituissa erissä; esimerkiksi projektin aloitus ja toimituksen jälkeen loppulaskutus. Tässä projekti- ja sopimusmallissa resursointi ja kateseuranta ovat selkeitä, ja siksi helpommin seurattavissa.
SaaS ja lisenssit
- Laskutus; toistuvalla erällä
- Kuukausi ja kumulatiivinen seuranta tärkeää
- Ennustaminen selkeää
Jatkuvassa sopimuksessa on tyypillistä kuukausi- tai kausilaskutus (kvartaali, vuosi). Kateseuranta on selkeää, mutta jatkuvassa sopimuksessa on tärkeää käyttää kuukausiseurannan lisäksi myös kumulatiivista seurantaa. Pitkissä sopimuksissa on vuosien saatossa saattanut kustannukset tai työmäärä kasvaa, joten sopimuksen kannattavuuden seuranta on tärkeää.
Tukityöt
- Laskutus; hinnaston mukaan
- Haasteena: tukityön ja laskutettavan työn erottelu
- Projekteina, vaiheina tai tunteina
- Resursointi haasteellista
IT- ja ICT-alan yrityksissä laskutettavien ja sopimuksiin kuuluvien tukitöiden erottelu on haastavaa. Erottelulla ja kategorisoinnilla on hyvä selkeyttää, mitkä tukityöt kuuluvat laskutettavien töiden piiriin. Resursointi on usein haastavaa tukitöissä, koska tukitöiden tarvetta harvoin tiedetään ennalta eikä myöskään niissä käytettäviä työtunteja.
Miksi sitten erilaisten sopimus- ja projektimallien tunnistaminen ja strukturointi on tärkeää?
- Saadaan yhdenmukaiset ja mitattavat toimintatavat eri projekteille: kertaluonteiset projektit, Saas & laite- ja lisenssimyynti ja tukityöt.
- Laskutuksen, kannattavuuden ja resursoinnin ennusteista saa luotettavampia.
- Yrityksen, asiakkuuksien ja projektien kannattavuuden seurannasta saa tarkempaa tietoa.
- Järjestelmän käyttö on selkeää ja sujuvaa johdon raportointiin, projektivaiheille ja tuntien seurannalle.
- Automatiikka tukee työn hallintaa, myyntilaskutuksia ja raportointia.
Kun valmiit projektimallit on luotu, uusien projektipäälliköiden onboarding eli perehdytys on nopeampaa. Uusi projektipäällikkö pystyy toimimaan nopeasti odotetulla toimintatavalla, kun projekteilla on struktuurit valmiina.
Lue myös: Vinkkejä projektiraportointiin ja tärkeimpien tunnuslukujen valintaan
Katso webinaaritallenteesta Askeleen Matti Tiilikaisen ja Pasi Koskisen vinkit Severan hyödyntämisestä arjen toimintoihin.
3. Keskittämällä yhteen ohjelmistoon tiedon eheys ja ajantasaisuus paranee
Arjen toimintoja usein hidastavat datan sirpaleisuus ja manuaalinen työ. Tiedon ja toimintojen manuaalinen siirtely hidastaa työskentelyä, saatu tieto ei ole tällöin ajantasaisena kaikkien saatavilla.
Arjen toistuvat toiminnot keskittämällä yhteen ohjelmistoon poistetaan sekavuutta ja tiedon puutteellisuutta. Datasta saadaan silloin eheää ja luotettavaa.
Keskittäminen ei tarkoita välttämättä yhdellä ohjelmistolla toimeen tulemista, vaan toiminnanohjaus keskitetään yhteen ohjelmistoon ja integraatioiden avulla tiedonkulku ja toiminnot tapahtuvat automatisoidusti järjestelmässä.
Automaatio helpottaa henkilöstön arkea, jonka seurauksena aikaa jää enemmän asiakastyöhön käytettäväksi. Johdon ja esihenkilöiden tehtäväksi jää motivoida käyttäjät järjestelmän aktiiviseen käyttöön.
Tutustu integraatioihin: Luo saumaton ohjelmistokokonaisuus Severan ympärille
4. CRM ja myynninhallinnan rutiinit sujuvoittamaan myyjien ja projektipäälliköiden arkea
CRM on myyjille tärkeä työväline. Kiireisessä maailmassa visuaalinen ja selkeä näkymä päivän tehtävälistasta ja omasta myyntiputkesta sujuvoittaa arkea.
Myyjät pysyvät ajantasalla edistettävien tehtävien ja tarjouskannan seurannassa, kun asiakkuudenhallintajärjestelmästä löytyy vaivattomasti kaikki tehtävät. Omia myyntiennusteita on nopea tarkistaa visuaalisen näkymän ansiosta.
CRM-järjestelmä auttaa ja tukee myyntiä, mutta valitettavasti se ei yksinään ratkaise kaikkia myynnin arjen haasteita. Myyjät saattavat todeta, että tässä on muutakin tärkeää tekemistä kuin CRM:n täyttäminen. Jos arkea sujuvoittavia ja tehostavia ohjelmistoja ei sitouduta käyttämään, eivät ne silloin tuo toivottuja hyötyjäkään.
Kun myyjät synkronoivat kalenterinsa järjestelmään ja sitoutuvat avaamaan sen päivittäin, silloin päivittäiset vaiheet ja asiakkuuksiin sekä tarjouksiin liittyvät tiedot tulee kirjattua ohjelmistoon. Data ei synny itsestään ohjelmaan, vaan se täytyy sinne tuottaa.
Tuotteistetut palvelut valmiilla tarjouspohjilla helpottavat niin myyntiä kuin projektissa työskenteleviä. Kun CRM ja projekti ovat samassa paikassa, projektipäällikkö saa ajantasaista tietoa suoraan ohjelmistosta siitä, mitä on myyty ja mihin projekteihin resursoida työntekijöitä. Projektipäällikkö pääsee seuraamaan projektin etenemistä ja siirtämään ne vaivattomasti laskutukseen. Kaikki tieto projektista kulkee aina tarjousvaiheesta toteutukseen, joten laskutusvaiheessa on saatavilla kaikki projektiin liittyvä tieto.
Suurten projektien ja yritysten kanssa toimiessa myyjät tarvitsevat jo tarjousvaiheessa tietoa projektin resursoinnista. Eli tietoa siitä, kuinka paljon asiantuntijoita voidaan projektiin kiinnittää ja millä aikataululla. Tätä varten tulee olla valmiiksi määriteltynä, miten myyjä varaa resursseja suurten projektien tarjouksiin.
Kumpi tapa sujuvoittaa kaikkien arkea enemmän; keskustellaanko resurssitarpeet jokaisen myyjän kanssa sähköpostein tilanteen sattuessa vai löytyykö kirjattu tieto “korvamerkityistä” resursseista yhdestä ja samasta paikasta kaikille tietoa tarvitseville käyttäjille?
Eheä ja ajantasainen tieto helpottaa kaikkien arkea.
Minna Hirvonen työskentelee Visma Solutionsin sisältömarkkinoinnissa. Minna arvostaa hyödyllisiä ja informatiivisia tekstisisältöjä. Siksi hän päätyi sisällöntuottajaksi jo vuonna 2004, jotta tiedonnälkäiset löytävät vastauksia digitaalisista kanavista.
