Mitä projektien resursointi oikeastaan tarkoittaa ja miten sitä kannattaa tehdä?

Yksinkertaisimmillaan resursointi on työtehtävien jakamista. Parhaimmillaan se vähentää yksittäiselle henkilölle kohdistuvaa työkuomapiikkiä ja varmistaa tasaisen työnjaon henkilöstölle. Resursoinnin tavoitteena on käyttöasteen maksimointi. Järkevä resursointi tuo myös läpinäkyvyyttä läpi organisaation kertoen kuinka työllistettyjä kukin tiimi tai työntekijä on.

Lue myös: Kolme kätevää keinoa yrityksen käyttöasteen maksimointiin

Resurssien allokointi eli resurssien jakaminen auttaa työntekijää hahmottamaan omaa työkuormaa. Resursoinnin tarkoitus ei ole osoittaa yksityiskohtaisesti henkilölle tiettyä tehtävää toteutettavaksi tarkkana haluttuna ajankohtana. Tarkoitus on pikemminkin antaa työntekijöille selkeät raamit, mitä heiltä odotetaan projektiin liittyen sovitulla aikavälillä. Työntekijä itse vastaa tarkemmasta aikataulusta ja etenemisestä.

Lue myös: Quiet quitting -ilmiö korostaa työajanseurannan tärkeyttä asiantuntijatyössä

Miten resursointia kannattaa tehdä?

Resursointi lähtee liikkeelle prosessin määrittämisestä ja vaatii onnistuakseen selkeät roolit ja vastuut. Tukena on syytä käyttää jotakin työkalua. Tarjolla on vaihtoehtoja aina Exceleistä monipuolisiin toiminnanohjauksen järjestelmiin. Tärkeintä työkalun valinnassa on miettiä:

• Onko tieto helposti kaikkien nähtävissä?
• Kuinka automaattista tietojen päivittäminen ja esimerkiksi toteumaan vertaaminen on?
• Kuinka helppokäyttöinen ja selkeä resursoinnin prosessi on?

Resursointihaasteiden tunnistaminen on harvemmin yrityksessä ongelma, mutta järkevän resursoinnin tekeminen ja siihen sitoutuminen sen sijaan on. Valittu työkalu vaikuttaa sitoutumiseen paljon, sillä helppokäyttöisyys ja automaattinen tiedonjako madaltaa kynnystä pitää tietoja ajan tasalla. Vastuu resurssien allokoinnista on usein projektipäälliköllä ja hänen tehtävänsä on pitää huoli, että kokonaiskuva omien projektien osalta pysyy ajan tasalla. Tietojen päivittämistä ei voi laiminlyödä, jotta resursointi on tehokasta.

Lue myös: Ennakointi ja raamit ovat itseohjautuvan organisaation edellytys

Tavoitteena laadukkaat projektit ja henkilöstön hyvinvointi

Projektinäkökulmasta resursoinnin tavoitteena on varmistaa jokaiselle projektille oikeat osaajat oikeaan aikaan. Tehokas resursointi parantaa projektien laatua ja asiakaskokemusta. Projekteissa tulee usein yllätyksiä, joihin ei ole varauduttu. Resursointi tukee projektien muutostilanteita ja niihin reagointia. Jos esimerkiksi työntekijä sairastuu, on hyvä nähdä nopeasti, kuka häntä voi paikata.

Projektin resursointi kannattaa aloittaa jo myyntivaiheessa. Kun yrityksessä on käytössä yksi yhteinen resursointityökalu, myyjä pääsee ennustamaan jo prospektivaiheen asiakkaalle tulevan projektin aikataulua ja mahdollisesti käytettäviä asiantuntijoita. Myyntityön edetessä myyjä voi alustavasti varata asiantuntijat ja allokoida tarjoukselle arvioidut työtunnit. Tieto helpottaa myyjien ja asiantuntijoiden oman tulevan työkuorman ennustamista huomattavasti.

Yrityksen kasvun ja kannattavuuden näkökulmasta oikeanlainen resursointi mahdollistaa henkilöstön käyttöasteen optimoinnin. Käyttöasteella mitataan, miten iso osa henkilöstön käyttämästä työajasta pystytään laskuttamaan. Tehokas resursointi vähentää tyhjäkäyntiä ja tukee tuottavaa työntekoa.

Lue myös: Resurssikaaos hallintaan – allokoi resurssit jo myyntivaiheessa

Tehokas resursointi vähentää tyhjäkäyntiä ja tukee tuottavaa työntekoa.

Resursoi, mittaa ja opi

Yksi resursoinnin tärkeimmistä näkökulmista on oppiminen ja kehittäminen. Resursoinnissa tärkein mittari on työmääräarvio vs. toteutuneet tunnit. Allokoituja tunteja kannattaa verrata säännöllisesti toteutuneeseen työmäärään, ja jo projektin aikana reagoida lähestyvään tuntibudjettiin. Jos tunnit paukkuvat jatkuvasti yli arvioidun, kannattaa siihen reagoida nopeasti ja faktatietoon perustuen.

Ei ole oikeaa henkilömäärää, jonka ylityttyä resursointi vaatii erillisen työkalun. Kun huomaat esimerkiksi, että myyjät käyttävät paljon aikaa asiantuntijoiden/projektipäälliköiden metsästämiseen asiakasprojekteja varten tai projektipäälliköllä ei ole minkäänlaista tietoa asiantuntijoiden työtilanteesta, kannattaa ehdottomasti harkita yhteisen työkalun kartoittamista.