Parhaat käytännöt projektin taloudelliseen kehittämiseen

Miten hyödynnät Visma Severaa optimaalisesti liiketoiminnan ja kannattavuuden kehittämisessä? Severan kanssa vuosia työskennellyt Matti Tiilikainen Askele Oy:ltä kertoo parhaat oppinsa projektien myyntiin, suunnitteluun ja onnistuneeseen läpivientiin.

Visma Severa on joissakin yrityksissä käytössä ERP-järjestelmänä, toisissa yrityksissä se on CRM-järjestelmä, jotkut taas mieltävät Severan PSA-tuotteeksi (Professional Services Automation). Ohjelmiston hyöty onkin nimenomaan siinä, että se on näitä kaikkia. Severan laajuus mahdollistaa kaiken liidien hallinnasta toiminnanohjaukseen ja raportointiin. Se on myös työkalu johtoryhmätyöskentelyyn ja talouden ennustamiseen.

Pelkkä projektinhallinnan työkalun hankkiminen ei kuitenkaan riitä. Kaiken keskiössä on yrityksen johto, jolla tulee olla näkemys tavoitteista ja toiminnasta. Heidän tulee pohtia, mikä on yrityksen tilanne ja mitkä ovat tavoitteet. Käyttöön valitut työkalut ovat osa yrityksen strategiaa, joten niiden tulee olla yrityksen henkilöstön jokapäiväistä arkea. Siten johto voi seurata kannattavuutta, kasvua ja ennusteita sekä tehdä tietojen pohjalta tärkeitä päätöksiä strategisella tasolla.

Projektipäällikkö tyypillisesti vastaa resursoinneista ja ohjaa työtä, mutta vastuuta euroista ei välttämättä ole määritelty. Työn kiireessä ja hektisyydessä jää helposti asioita tekemättä, jos niitä ei ole vaadittu ja valmiiksi mallinnettu. Projektin kannattavuus usein kärsii, ellei sen taloudesta ole kenelläkään selkeää vastuuta.

Tarjousvaiheen työskentelyn kehittäminen

Vain yksi viidestä yrityksestä kohdistaa myynnin tunteja myyntiprojekteille. Tavallisesti yrityksessä seurataan ja lasketaan vain laskutettavat tunnit. Joskus motivoituneimmissa yrityksissä lasketaan myös kiinteähintaisten projektien työtunnit. He saattavat seurata myös sisäisiä työtunteja, mutta projektin myynnin tunnit jäävät usein laskematta.

Erityisesti mainos- ja IT-yrityksissä on asiakkuuksia, joissa on paljon toimituksia pitkin vuotta. On tavallista, että tuolloin asiakas saa palveluja ohi projektitarjousten tai puitesopimuksen. Tarjouslaskennassa kannattaa huomioida katetavoitteet. Tuotteistus ja rakenne tarjoustyöskentelyssä ovat keinoja kannattavuuden parantamiselle.
Varmista, että henkilöstö ymmärtää vakinaisten hinnoittelu- ja laskutusmallien tarkoituksen. Projektien perustamisen rakenne ja vähimmäisvaatimukset tunti- ja kulukirjauksiin tuovat selkeyttä työntekijöiden työskentelyyn ja parantavat kannattavuutta.

Brutal margin ja myynnin kustannusten seuranta kertoo johdolle, mikä on projektin todellinen kannattavuus. Tyytyväisyyteen ei kannata tuudittautua, jos kateluku ei ole tarkka. Jos luvusta puuttuu joitakin ostoja ja myynnin tunteja, kateluku ei kerro koko totuutta. Johdon tulee seurata raakalukua, joka on brutaali luku kannattavuudesta.

Lue myös: Vinkkejä raportointiin ja tärkeimpien tunnuslukujen valintaan

Määrittelemällä ja seuraamalla varmistetaan projektin taloudellinen läpivienti

Projekteissa on oltava struktuuria. Joissakin yrityksissä projektin voi avata projektinhallintaohjelmaan vain valmiille pohjalle, jossa on selkeät rakenteet. Vasta sen jälkeen voi halutessaan hienosäätää avattua projektia.

Johto määrittelee vastuut selkeästi niin työtunneista kuin euroista. Vastuuhenkilö toimii tavallaan kuin pienyrittäjä yrityksen sisällä. Severa mahdollistaa projektipäällikölle ajantasaisen ja visuaalisen tavan seurata päivittäistä toteumaa omalta työpöydältä. Johtoryhmä saa ajantasaista tietoa viikkopalaveriin taloudesta, myynnistä ja tuottavuudesta.

Johtoryhmän kannattaa seurata viikoittain:

Talous

• Laskutusennuste: tilauskanta + spekulatiivinen (tarjouskanta)
• Asiakastason kateprosentti / keskituntihinta

Myynti

• Myyntiennuste + tarjouskannan läpikäynti
• Myyjäkohtainen suoriutuminen (tavoite vs. toteuma)

Projektinhallinta

• Avoin tilauskanta
• Päättyneiden projektien kate / tavoite esimerkiksi 100 € / h
• Projektipäällikkökohtainen laskutusennuste vs. laskutustoteuma vs. laskutustavoite

Tuottavuus

• Yritys + tiimi + henkilötason laskutusaste / tavoite esimerkiksi 85 % / 60 % / 40 %
• Henkilötason seuranta, mikäli aihetta (esimerkiksi sisäisten töiden osuus)

Projektipäälliköt ja -työntekijät seuraavat resursointi- ja projektipalaverissa viikoittain:

Ennen palaveria omat projektit

• Aktiivisten projektien aikataulu- ja tuntiarvioiden päivitys
• Aktiivisten projektien resursoinnin päivitys
• Aktiivisten projektien laskutusennusteiden päivitys
• Omien tarjousten läpikäynti + resursointi + laskutusennuste

Palaverissa projektit ja resursointi

• Uudet tilaukset
• Tarjouskanta
• Resurssitarpeet (uudet ja tulevat tilaukset)
• Osaamis- / henkilötason resursoinnin tilanne ja toteuma sekä poissaolot
• Tulevan viikon allokoinnit henkilöittäin

Haluatko lukea sisältöjämme myös LinkedInissä?

Katso ja opi lisää webinaarivideolta! Matti Tiilikainen opettaa parhaat käytännöt Severan mahdollisuuksista.