Severa on helppokäyttöinen projektinhallintajärjestelmä kasvavan konsulttiyrityksen tarpeisiin

Yrityksen nopean ja voimakkaan kasvun myötä havahdutaan siihen, että Excel-taulukko ei ole toimiva ratkaisu projektinhallinnassa. Työtuntien seuranta ja taloushallinto vaikeutuu henkilöstön määrän kasvaessa ja laskutusten lisääntyessä. 

Junebug Oy:n Jukka Nevala vaihtoi kankeat taulukot helppokäyttöiseen projektinhallintaohjelmaan.

Junebug Oy tarjoaa asiantuntijapalveluja autoalan yrityksille. Alkuvuodesta 2021 aloittanut Junebug on nopeasti kasvanut konsulttiyritys.

Yrityksen perustaja Jukka Nevala aloitti liiketoiminnan aluksi yksin, mutta myöhemmin samana vuonna mukaan liittyi kaksi sopimusyrittäjää. Nevala testasi aluksi asiantuntijapalvelujen kysyntää, ja pian hän huomasi korkean kysynnän markkinoilla. Työntekijöiden palkkaaminen tuli ajankohtaiseksi ja tarpeelliseksi kysynnän kasvettua. Kesäkuussa 2022 Junebugilla työskentelee jo 12 henkilöä, ja yritys palkkaa lisää henkilöstöä sopivien konsulttien löydyttyä.

Eroon hankalista Excel-taulukoista

Junebugin voimakkaan ja nopean kasvun myötä Excel-taulukot muuttuivat aikaa vieväksi ratkaisuksi projektinhallintaan. Projektien seuranta ja ajan tasalla pysyminen myynnin ja laskutuksen osalta alkoi käydä haastavaksi.

“Excel oli aloitusvaiheessa ihan toimiva ratkaisu, kun meitä oli vain 2–3 tekijää. Toki sekin vaati minulta aikaa kokonaisuuden hallintaan. Niin sanotusti kartalla pysyminen hankaloitui yrityksen kasvaessa. Konsulttiyrityksissä on tärkeää tietää, kuinka paljon käytettyä aikaa laskutetaan”, Nevala muistelee.

Henkilöstömäärän kasvaessa Nevala tiesi tarvitsevansa ohjelmiston avukseen hallitsemaan kokonaisuutta. Hallittavuutta on parasta hakea ennen kuin kaaos ehtii syntyä. Varhaisessa vaiheessa hankittu ratkaisu tasaa kasvavan yrityksen tyypillisiä sudenkuoppia.

“Jossain vaiheessa aloin miettiä, ettei tässä Excel-taulukoiden monimutkaisessa pyörittelyssä ole järkeä. Erityisesti, kun olin palkkaamassa työvoimaa yritykselle. Johan lakikin velvoittaa minut työnantajana seuraamaan asianmukaisesti henkilöstön työaikaa”, Nevala muistelee.

Demoa katsoessani ymmärsin, että Severan käyttö on helppo oppia.

Helppokäyttöisyys herätti kiinnostuksen

Junebugin Jukka Nevala aloitti sopivan projektinhallintaohjelman etsinnän verkosta. Severa herätti nopeasti hänen kiinnostuksen.

“Etsin Googlen avulla sopivaa työkalua ja ratkaisua yritykselle. Severa kiinnosti minua, koska se on Visma Solutionsin ohjelmisto. Olen ollut erittäin tyytyväinen taloushallinto-ohjelmaamme, Netvisoriin”, Nevala kertoo.

“Seuraavaksi soitin puhelun kirjanpitoamme hoitavan toimiston päällikölle. Kysyin häneltä kontaktihenkilöitä, joilta voisin kysellä lisää Severasta. Pian Severan asiantuntijat järjestivät demotilaisuuden minulle”, Nevala kertaa.

Demo vakuutti Nevalan. Severan loogisuus ja visuaalisuus miellyttivät häntä samalla tavalla kuin jo käytössä oleva Netvisor-taloushallinto-ohjelma. Lisäksi laskujen siirtyminen suoraan Severasta Netvisoriin antoi lisää syitä valita Severa.

“Demoa katsoessani ymmärsin, että Severan käyttö on helppo oppia. Sen oppii helposti ilman investointeja ja resursointeja koulutukseen”, Nevala kertoo.

Severan käyttöönotto 10 päivässä sujuvasti yhdessä asiantuntijan kanssa

Nevalan mukaan käyttöönotto oli sujuva tiukasta aikataulusta huolimatta. Severan asiantuntija oli mukana varmistamassa käyttöönottoa ja huolehtimassa siitä, että kaikki toimii.

“Pysyimme aikataulussa, jonka asetimme käyttöönotolle. Meillä meni siihen korkeintaan 10 päivää. Severa-asiantuntija Antti Byckling on asiantunteva ja häneen sai aina nopeasti yhteyden. Keräsin mieleeni tulleita kysymyksiä, ja sitten sovimme yhteisen ajan käydäksemme läpi niitä”, Nevala kertoo.

Myös Severan asiakaspalvelijat saavat kiitosta.

“Käyttöönoton jälkeen olen käyttänyt myös asiakastukea. Joka kerta olen saanut nopeasti selkeät ohjeet Severaan liittyvissä kysymyksissä”, Nevala kertoo tyytyväisenä.

Severa on ihan järkyttävän hyvä järjestelmä meille. Olen käyttänyt monenlaisia ohjelmistoja ja järjestelmiä työurani aikana, mutta kaikki ne ovat olleet kankeampia kuin Severa.

Junebugin projektien tuntiseuranta ja laskutus on hallinnassa

“Kolmen kuukauden jälkeen olemme Severan ansiosta tilanteessa, jossa kaikki projektit ovat hallinnassa. Voin katsoa ohjelmistosta, kuinka paljon on laskutettu ja minkä verran on laskutettavaa. Näemme myös resursoinnit ja käytetyt työtunnit jokaisesta työntekijästä. Tämä helpottaa työnsuunnittelua”, Nevala perustelee.

Selkeä käyttöliittymä on tärkeä Nevalalle. Henkilöstö oppi nopeasti kirjaamaan tunnit ja muut tarvittavat tiedot Severaan. Päivittäinen seuranta on myös selkeää. Seurannan näkymää voi halutessaan yksinkertaistaa tai siihen voi lisätä kaikki ne asiat, joita haluaa päivittäin seurata.

“Helppokäyttöisyys on vertaansa vailla, sillä työntekijätkin ovat heti omaksuneet järjestelmän käytön”, Nevala iloitsee.

“Nopean kasvun takia meillä ei olisi minkäänlaisia mahdollisuuksia hallita kaikkea ja pysyä ajan tasalla myynneistä ja toimituksista sekä laskutuksesta ilman hyvää ohjelmistoa. Tilauskirjan seuranta on Severalla merkittävän paljon selkeämpää kuin aikaisemmin käyttämämme Excel-taulukko. Silloin ei vielä ollut paremmasta tietoa. Severan myötä manageeraus eli johtaminen ja hallinta on helpottunut aikaisemmasta”, Nevala toteaa.

Nevalalle on kertynyt aikaisemmasta työurasta vuosien kokemusta erilaisista työajanseurannan ja projektinhallinnan työkaluista.

“Severa on ihan järkyttävän hyvä järjestelmä meille. Olen käyttänyt monenlaisia ohjelmistoja ja järjestelmiä työurani aikana, mutta kaikki ne ovat olleet kankeampia kuin Severa. Severa on parempi ominaisuuksiltaan”, Nevala toteaa.