Asiakastarina: “Lähdimme hakemaan tehokkuutta”

Loppuvuodesta 2014 päätimme päivittää ydinliiketoimintaamme tukevat järjestelmät paremmin tarpeitamme vastaaviksi yhdessä yössä. Samalla tartuimme mahdollisuuteen toimia tehokkaammin, parantaa toimintaamme ja keskittyä omaan ydinosaamiseemme.

Ennen käytimme yrityksessämme erinäisiä järjestelmiä, joissa tietoa siirrettiin mm. Excel-tiedostojen ja muiden sovellusten kautta järjestelmästä toiseen. Vaikka tiedonsiirto eri järjestelmien välillä oli toimivaa, oli se kuitenkin työlästä ja haavoittuvaista. Lisäksi järjestelmät tukivat enemmän taloushallinnon kuin projektiliiketoiminnan tarpeita. Tajusimme, että silloiset järjestelmämme olivat jääneet päivitysten osalta vanhoiksi ja aloimme kartoittaa tarpeisiimme sopivaa järjestelmää.

Hyvän toiminnanohjausjärjestelmän pitää olla looginen ja systemaattinen, ja ohjata projektin toteutusta koko projektin elämänkaaren ajan. Lisäksi halusimme yhdistää projektihallinnon ja taloushallinnon toisiinsa saavuttaaksemme tehokkuutta. Päädyimme projektihallinnon osalta valinnassamme Severa -toiminnanohjausjärjestelmään, sillä koimme sen vastaavan näihin tarpeisiin hyvin.

Ongelmaton käyttöönotto yllätti

Aluksi olin erittäin skeptinen Severan käyttöönoton onnistumisen suhteen, koska olemme iso yritys eikä ns. tuotantoa voitu tietysti missään vaiheessa keskeyttää. Vaikka siirryimme Severan käyttöön yhdessä yössä, olin yllättynyt, ettei järjestelmän käyttöönotossa ollut mitään ongelmia.

Ongelmattomaan käyttöönottoon vaikutti, että rakensimme yhdessä Severan tukihenkilön kanssa järjestelmän ympäristön meille sopivaksi. Meillä oli jo hyvät käytännöt ja kaikki data olemassa, jotka siirsimme Severaan. Kolmen kuukauden aikana, jolloin rakensimme ympäristöä, vastasi tukihenkilö hyvin kysymyksiimme. Muutimme myös joitakin omia pinttyneitä tapojamme esimerkiksi tuntikirjausten ja läpinäkyvyyden suhteen.

Saavutimme halutut lopputulokset

Severan avulla olemme saavuttaneet toivottua tehokkuutta. Esimerkiksi projektihallinto ja raportointi ovat laadukkaampaa. Työajanseuranta on muuttunut helpommaksi, koska tunnit voi kirjata milloin vain ja kaikki voivat seurata omia tuntikertymiä. Olemme myös huomanneet, että laskutus on selkeytynyt ja nopeutunut. Kun tiedot ovat joka hetki kunnossa Severassa, ei laskua tehdessä ilmene epäselvyyksiä.

Severalla hallinnoimme kaikki asiakastyöt ja sisäiset projektit. Projektikortti avataan meillä jo tarjousvaiheessa, jolloin myynti hallinnoi sitä. Kun tarjous muuttuu tilaukseksi, siirretään projektikortti saman tien Severassa projektipäällikölle. Näin projektikortti ohjaa loogisesti projektipäällikön toimintaa ja sitouttaa mukaan kaikki sidosryhmät resursoinnin kautta.

On positiivista, että Severan asiakkaana olemme saaneet äänemme kuuluville. Järjestelmätoimittajan puolelta ollaan oltu meihin aktiivisesti yhteydessä, ja olemme voineet kertoa omat mielipiteemme järjestelmän kehittämiseksi ja parantamiseksi. Parasta kuitenkin on, että tehokkuuden myötä olemme voineet keskittyä paremmin ydinosaamiseemme eli suunnittelu- ja projektipalveluiden tuottamiseen. Nykyaikaisten ja integroitujen suunnittelujärjestelmien tukemana voimme tarjota asiakkaillemme toivotun lopputuleman niin projektin talouden, suunnittelun kuin toteutuksen saralla.

Kirjoittaja Harri Soininen vastaa CTS Engtec Oy:n (nyk. Fimpec Engineering Oy) projektihallinnosta sekä mekaanisesta suunnittelusta. Hänellä on yli 25 vuoden kokemus suunnittelusta ja projektien onnistuneista läpiviemisistä niin kotimaassa kuin ulkomailla. Hän on ollut kehittämässä ”in-house”-ohjelmana käytettyä projekti- ja resurssienhallintajärjestelmää ja koordinoinut Visman Severa- ja Netvisor-ohjelmien integroitua käyttöönottoa yrityksessään.

Kirjoitus on julkaistu aikaisemmin Projektitoiminta 2/2016 -lehdessä.