Tuottavatko tuntikirjaukset tuskaa? Näin hyödyt tarkasta työajanseurannasta

Olen nähnyt monen asiakkaan tuskailevan tuntien kirjaamisen. Varsin yleistä on, että kirjaukset tehdään kerran viikossa tai pahimmillaan kerran kuukaudessa, pakon edessä, kun viimeinen sähköpostiviesti siihen velvoittaa. Voisiko asia olla jotenkin toisin?

Minulla ei ole työaikaa ja kirjaan siitä huolimatta tuntini ylös. Moni on kysynyt, miksi teen niin, kun siitä aiheutuu vain lisää työtä. Näen asian kuitenkin eri tavalla. Minua itseäni hyödyttää se, että pystyn seuraamaan, mihin aikani kuluu. Monessa muussa yrityksessä ja työnkuvassa tuntikirjauksien merkitys on vielä monin verroin tärkeämpää ja vaikuttaa suoraan yrityksen kannattavuuteen. Siksi niiden oikeellisuuteen ja ajantasaisuuteen kannattaa todella panostaa.

Miksi tunteja pitää kirjata?

Teen työkseni käyttöönottoprojekteja ja tuntikirjausten avulla osaan arvioida omaa ajankäyttöäni paremmin, kun suunnittelen tulevia käyttöönottoja. Niiden avulla pystyn antamaan asiakkaallekin tarkemman arvion projektin kestosta etukäteen. Usein konsultaatiotyössä myös laskutus perustuu tunteihin, joten tarkkojen tuntikirjausten ansiosta laskuttaminen on helpompaa.

Ihmisen muisti on rajallinen. Minä en ainakaan muista, teinkö kuukausi sitten asiakkaalle töitä kaksi vai neljä tuntia. Minun täytyy kirjata tunnit ylös heti, etten unohda niitä. Itse pyrin siihen, että kirjaan tunnit päivittäin, mutta joskus kiireessä tulee pakostakin muutaman päivän viive. Mobiilisovellus helpottaa tekemistä huomattavasti, kun tuntien kirjaamisen ei tarvitse odotella työkoneelle pääsyä. Voit siis tehdä kirjaukset puhelimella heti asiakastapaamisen jälkeen, paikasta riippumatta.

Lue myös: Quiet quitting -ilmiö korostaa työajanseurannan tärkeyttä asiantuntijatyössä

Tarkka työajanseuranta tuo merkittävän lisäyksen laskutukseen

Asiakasyritysten kohdalla olen nähnyt joskus suuriakin laskutuksen parannuksia, kun systemaattinen tuntikirjaus on otettu käyttöön. Eräässä yrityksessä käytäntö oli, että työntekijät laskuttivat työtunnit kerran kuukaudessa, kuun lopussa. Yrityksessä otettiin käyttöön tuntikirjaukset ja palkittiin hiukan työntekijöitä heidän tekemästään laskutettavasta työstä. Kirjauskäytäntöä muutettiin siten, että tunnit on oltava kirjattuna vähintään viikottain.

Muutaman kuukauden jälkeen sain asiakkaalta puhelun. Yrityksen toimitusjohtaja oli varsin tyytyväinen uudistukseen, sillä laskutusta oli tullut yli 30 % lisää pelkästään tuntikirjausten muutoksilla.

Tuntien kirjaamisen ei pidä olla vaikeaa tai monimutkaista, joten tässä muutama vinkki, joilla saat sen helpommaksi:

• Tee kirjauskäytännöistä niin yksinkertaista kuin mahdollista
• Kirjaa tunnit päivittäin tai vähintään viikottain
• Motivoi työntekijöitä tekemään kirjaukset näyttämällä itse esimerkkiä
• Tarvittaessa motivoi palkitsemalla esimerkillistä toimintaa tai järjestä leikkimielinen kisa tiimiläisten kesken!
• Sovi yhteiset käytännöt kirjauksiin
• Näytä työntekijöille avoimesti, raporttien avulla, mihin tuntikirjauksista kertyvää tietoa käytetään

Työajanseuranta on helppoa, kun välineet on kunnossa

Miten sitten tehdä tuntikirjaamisesta vaivattomampaa? Sovi tiimisi kesken selvät pelisäännöt siitä, kuinka usein kirjaatte tunnit. Tee kirjauskäytännöistä niin yksinkertaista kuin mahdollista. Kirjaaminen sujuu helposti, kun käytössäsi järjestelmä, joka tukee säännöllistä kirjaamista ja vie tuntitiedot automaattisesti projekteille, laskutukseen ja raportointiin.