It-yrityksen projektit ja resurssit helposti haltuun Severalla

Päivitys 8.3.2023: CastorIT Oy:n ja Bilot Oyj:n yhdistymisen jälkeen yhtiö on kesästä 2022 lähtien toiminut Vincit Oyj:n nimen alla, ja yhdistymisien kautta kasvanut osaksi suurempaa ohjelmistotaloa.

CastorIT on täyden palvelun SAP-talo, jossa työskentelee tällä hetkellä noin 50 it-alan asiantuntijaa. He tarjoavat asiakkailleen SAP-palveluita teknisen alustan elinkaaripalveluista sovellustukeen ja sovelluksen kehittämiseen saakka. CastorIT on käyttänyt Severaa oman toimintansa ohjaukseen reilut viisi vuotta ja on ollut erittäin tyytyväinen järjestelmään.

– Severa on yksinkertainen käyttää ja toimii erinomaisesti tällaisessa asiantuntijapalveluita myyvässä yrityksessä. Se on kasvanut meidän mukana ja uskon, että se toimii meillä hyvin, vaikka kasvaisimme vieläkin, kertoo CastorIT:n operatiivinen johtaja Heidi Hallamaa.

Yrityksessä oli jo ennestään Netvisor taloushallinto-ohjelmisto käytössä ja integraation ansiosta Severan käyttöönotto hoitui vaivattomasti. Myös tietojen siirto vanhasta järjestelmästä Severaan sujui kätevästi. Tiedonsiirron jälkeen järjestelmän käytön aloittaminen ja jalkauttaminen työntekijöille oli helppoa. Koulutusta tarvittiin vain yksi lyhyt opetustuokio.

– Toki it-alan ihmiset omaksuvat tällaiset asiat nopeammin kuin muut, mutta Severa on kyllä kaiken kaikkiaan todella helppokäyttöinen, Hallamaa kehuu.

Erityisen hyvä asiantuntijapalvelua tarjoaville yrityksille

Heidi Hallamaan mielestä Severa soveltuu it-alan palvelutyöhön erittäin hyvin. Järjestelmään on helppo luoda erilaisia palveluita ja projekteja. Tuntien kirjaaminen projekteille käy kätevästi ja tunnit siirtyvät automaattisesti laskutukseen.

CastorIT:llä tehdään varsin monenlaisia projekteja. On sisäisiä ja asiakasprojekteja, lyhyitä toimeksiantoja, joissa yksi työntekijä tekee muutamia tunteja ja pitkiä projekteja, joissa on monia vaiheita ja kymmeniä työntekijöitä. Hallamaan mukaan Severa taipuu mainiosti erityyppisten projektien tarpeisiin.

– Severaan saa luotua hyvin erilaisia projekteja ja kaikista saa avainluvut helposti selville.

Severassa laskutettavat tunnit saadaan suoraan tehdyistä tuntikirjauksista. Myyntilaskun laskupohja on myös helposti muokattavissa kutakin tarvetta vastaavaksi.

– Kun tunnit on hyväksytty, ne siirtyvät laskutettavien listalle. Sieltä myyntilaskun voi lähettää Netvisoriin ja sitä kautta asiakkaalle, Hallamaa kuvailee laskun luontiprosessia.

Severa on jokapäiväinen apuri

CastorIT:ssä Severa on jokapäiväinen työkalu. Severaan kirjataan tunnit ja poissaolot sekä työmatkat, lisäksi siellä tehdään myyntilaskut ja ennustetaan tulevaa. Yrityksessä on sovittu, että jokainen kirjaa työtuntinsa vähintään kerran viikossa, puolen tunnin tarkkuudella. Moni tekee kirjaukset kuitenkin päivittäin, koska siten on helpompi muistaa, paljonko aikaa on käytetty ja mihin projekteihin.

Severa auttaa palvelupäällikkö Susanna Bromania päivittäisissä töissä merkittävästi. Hänen mukaansa on todella hyödyllistä, että hän näkee kaikki kirjatut tunnit, poissaolot ja matkakirjaukset projekti- ja palvelukohtaisesti, samasta paikasta.

– Severasta näen, kuinka paljon kukin työntekijä on tehnyt tunteja eri projekteille. Sieltä voin seurata reaaliaikaisesti toteutuneiden tuntien määrää ja pystyn ennakoimaan, onko tulossa ylitystä tai vastaavasti alitusta työaika-arvioihin, Broman kertoo.

Ennusteilla kohti parempaa bisnestä

CastorIT:llä käytetään Severaa myös tulevan ennustamiseen. Järjestelmä kertoo muun muassa yrityksen arvioidun käyttöasteen ja tulevan resurssitarpeen. Severan avulla pystyy lisäksi seuraamaan työkustannuksia, myynnin ja työn kannattavuutta sekä ennustamaan tulevaa laskutusta.

– Parasta Severassa on, että näen sieltä nopeasti kaiken oleellisen tiedon, jota työssäni tarvitsen. Minulle on tärkeää tietää, paljonko meillä on tulossa kuukauden aikana laskutusta ja mikä toteuma on loppupeleissä ollut. Seuraan Severasta ennen kaikkea meidän myynnin ja työn kannattavuutta sekä kokonaiskannattavuutta, Heidi Hallamaa kertoo.

Hänen mielestään Severan ja Netvisorin yhdistelmä on pistämätön. Severalla he saavat hoidettua toiminnanohjauksen yksinkertaisesti työtuntien seurannasta myyntilaskutukseen. Severasta tiedot viedään Netvisorin kirjanpitoon ja palkanlaskentaan.

– Netvisor-Severa yhdistelmällä saamme helposti esille kaikki tarvittavat avainluvut, joita liiketoiminnan pyörittämisessä tarvitaan, Hallamaa sanoo.

Katso asiakastarina videolta: