Ylläpidä yritystoiminnan kannattavuus myös poikkeusaikana

Nykyisessä maailmantilanteessa yritysten on yhä haastavampaa ylläpitää liiketoimintansa kannattavuutta ja varmistaa sen jatkuvuus. Vaikka asiantuntijayritykset ovat tähän asti pystyneet jatkamaan toimintaansa varsin hyvin, jatkunut poikkeustilanne aiheuttaa epävarmuutta meissä kaikissa. Pienilläkin prosessien muutoksilla voit ylläpitää kannattavuutta ja mahdollistaa tuloksen myös poikkeusaikana.

Varmista kassavirta

Epävarmassa tilanteessa on tärkeintä varmistaa, että yrityksesi kassaan virtaa tuloja tasaisesti nyt ja tulevaisuudessa. Vaikka asiakastyytyväisyys ja -pysyvyys on tuloksen kannalta merkityksellistä, sitä ei tule tehdä oman pärjäämisen kustannuksella. Happinaamari pitää vetää aina ensin itselle, ennen kuin voit auttaa muita. Älä siis sorru hinnoittelemaan palveluitasi alakanttiin ja käytä harkintaa ennen kuin tarjoat alennuksia, vaikka asiakkaat niitä pyytäisivätkin.

Tunnista tukiverkostosi

Poikkeustilanteen tukiprosessit ovat osoittautuneet kieltämättä mutkikkaiksi ja kirjaviksi. Vaikka yritykselläsi pyyhkisi vielä hyvin, tutustu ajoissa mistä ja miten tukea voi hakea, jos sille tulevaisuudessa on tarvetta. Muista, että asiakkaasi eivät ole tukiverkosto, etkä sinä ole sitä heille.

Digitalisoi työskentely

Jotta tehokkuuden ja tuottavuuden saisi poikkeusaikanakin pidettyä huipussaan, varmista, että asiantuntijoidesi työaika menee laskutettavaan asiakastyöhön. Kaikki muu tuottamaton työ on syytä automatisoida parhaalla mahdollisella tavalla.

Nykyiset järjestelmät mahdollistavat digitaaliset työkalut, etätyöskentelyn ja hallinnollisten prosessien automatisoinnin. Digitalisoida voi kuitenkin muutakin kuin vain tapaamiset ja viestinnän. Sopimukset voi helposti allekirjoittaa sähköisesti ja laskutuksen automatisoida taloushallinnon työkalulla. Ota ne käyttöön. Haasta oma toimittajasi keskustelemaan siitä, miten voit kommunikoida tehokkaasti etänä ja kuinka sähköistät koko asiakasputken ja muutkit prosessit kuin vain myynnin.

Kannusta reaaliaikaisiin kirjauksiin

Jotta liiketoiminnan kehittämiseen tarvittavat mittarit ovat käyttökelpoisia ja antavat aidosti relevanttia informaatiota, tulee niiden pohjana käytettävien tietojen olla tarkasti merkitty ja ehdottoman ajan tasalla. Jos tiiminne ei vielä kirjaa työtunteja ja projektitietoja systemaattisesti ja säännöllisesti, on nyt viimeistään syytä muuttaa kirjauskäytäntöjä.

Kirjauksien avulla saat arvokasta tietoa mm. laskutusennusteesta, projektien resursoinnista, työntekijöiden kuormituksesta ja poissaoloista. Kannusta työntekijöitä tai tiimiäsi kirjaamaan työtunnit aina päivän päätteeksi, ja mahdollisuuksien mukaan jopa useamminkin. Näin eri projekteille kohdistetut tunnit tulevat taatusti merkittyä oikein, mikä parantaa projektien resursointia ja ennustettavuutta.

Sekä Severaan että ValueFrameen on asiakkaidemme tueksi tehty useita päivityksiä, joilla järjestelmämme soveltuvat entistäkin paremmin poikkeusajan työajankirjauksien tekemiseen esimerkiksi lyhennetyn työajan kirjaamisen osalta.

Resursoi fiksusti

Lomautukset ja sairastumiset vähentävät useiden asiantuntijayritysten työvoimaa. Pidä huolta tarkasta ja työntekijöiden kuormitustilanteen huomioivasta resursoinnista esimerkiksi projektinhallintajärjestelmän resursointityökalujen avulla. Kun henkilöstön työajanseuranta ja projektien tiedot löytyvät yhdestä järjestelmästä, voit päivittää projektien aikatauluja ja resursointeja lyhyelläkin varoitusajalla ja tarvittaessa allokoida lomautettujen tai sairaana olevien töitä eteenpäin.

Mahdollista liiketoiminnan jatkuvuus

Analysoi hinnoittelusi

Hinnoittelu on ensimmäinen ja tärkein vaikuttaja liiketoiminnan kannattavuuteen. Liian alhainen myyntihinta tai väärä hinnoittelumalli syövät aina katetta.

Meidän kantamme asiaan on selvä – suosittelemme kaikille asiantuntijayrityksille kiinteää hinnoittelua. Jotta palvelun voi paketoida yhteen summaan, tarvitset taustalle kokemusta ja historiatietoa. Kun aiempien projektien tuntikirjauksista, laskutuksesta ja katteesta on kerätty dataa, on sen pohjalta mahdollista luoda selkeä ja yksinkertainen hinnoittelumalli.

Pakettihinnoittelussa on paljon etuja: laskutus on helpompaa, ylimääräistä selvitystyötä on vähemmän ja asiakkaan kanssa ei tarvitse käydä jälkeenpäin vääntöä siitä, onko laskutettavien tuntien määrä oikea.

Kehitä myyntiprosessia

Optimaalisella myyntiprosessilla takaat parhaan mahdollisen katteen ja kassavirran. Pyri tunnistamaan ne tuotteet, palvelut, asiakkaat, asiakassegmentit ja toimialat, jotka vievät tuottoonsa nähden liikaa aikaa, resursseja ja energiaa. Vastaavasti analysoi myyntiraporttien avulla, mistä palveluista saatte parasta katetta ja mikä asiakassegmentti on sitä halukkain ostamaan. Keskitä siis myynnin fokus niihin asioihin, jotka toimivat.

Vaikka ostaminen on muuttunut sähköiseksi ja tämä muutos tulee näkymään myös myynnin prosesseissa, tietyt periaatteet pysyvät samoina. Myynnin ennustaminen perustuu aina myyntisuppilon virtausnopeuteen ja hit rateen, eikä matematiikka taustalta muutu mihinkään.

CRM-järjestelmällä pääset porautumaan myynnin tuloksellisuuteen ja analysoimaan, mitkä asiat prosessissa toimivat, ja mihin kohtiin taas syntyy useimmiten pullonkauloja. Kun dataa on kerätty ja sitä päästään analysoimaan, on muutoksien tekeminen putken tiettyihin kohtiin huomattavasti helpompaa.

Lue vinkkejä asiantuntijatyön hinnoitteluun >>

Lue vinkit myynnin mittaamiseen ja tärkeimpiin tunnuslukuihin >>

Harkitse tarkkaan henkilöstön muutoksia

Lähes jokainen yritys joutuu nyt pakon edessä miettimään henkilöstön kannattavuutta ja muutostarpeita. Vaikka ylimääräisen henkilökunnan irtisanominen saattaisi houkutella, kannattaa sen vaikutukset laskea tarkkaan. Monessa tilanteessa rekrytointien viivästäminen, varsinkin myynnissä, voi olla parempi strategia kuin irtisanomiset.

Asiantuntijabisneksessä uusien ihmisten perehdytys kestää usein jopa 3-6kk. Jos nyt irtisanottujen ihmisten tilalle joudutaan palkkaamaan uusia työntekijöitä parempien aikojen koittaessa, saattaa ratkaisu tulla itse asiassa jopa kalliimmaksi. Kannattaa myös huomioida, että poikkeustilanteen jatkuessa tilauskanta saattaa ehtiä pienentyä sen verran paljon, ettei se kompensoi irtisanomisista tullutta säästöä.

Erityisesti myynnin osalta niillä yrityksillä, jotka nyt pitävät liipaisinsormen rauhassa, on paremmat mahdollisuudet kehittää kannattavuuttaan myös koronan jälkeen. Varsinkin, mikäli kilpailija on erehtynyt irtisanomaan arvokasta osaamista ja joutuu käyttämään kuukausia uusien asiantuntijoiden perehdyttämiseen.

Koronan jälkeinen aika on nyt

On tärkeää tiedostaa, ettei elämämme todennäköisesti tule palaamaan enää koskaan koronaa edeltävään tilanteeseen. Älä säästä muutoksia jonnekin tulevaisuuteen, “kun tilanne on rauhoittunut” tai “palannut normaaliksi”. Se, minkä nyt tunnistamme normaaliksi, on todennäköisesti hyvin erinäköinen ensi vuonna.

Keskity tilanteen jatkuvaan analysointiin ja lukujen perusteella tehtävään kehitystyöhön. Ihmisten käyttäytyminen ja kuluttaminen muuttuu poikkeusajan vaikutuksesta aivan varmasti ja pysyvästi. Mieti siis jo nyt, millä mittareilla ja keinoilla organisoit yrityksesi prosessit uusiksi tulevaisuudessa.

Muista, että kannattavuuden kasvu vaatii aikaa, eikä pikavoittoja ole jaossa. Voit jättää meille yhteydenottopyynnön, niin mietitään yhdessä, mitä kannattavuutenne eteen olisi tehtävissä. Autamme mielellämme, niin nyt kuin tulevaisuudessakin.