Miten Severalla hallitaan projektijohtoisen liiketoiminnan sirpaleisuutta?

Maailma muuttuu nopeasti ympärillämme, ja muutokset näkyvät erityisen nopeasti projektijohtoisessa liiketoiminnassa, jossa liiketoiminnan pitkäkestoinen suunnittelu rakentuu erikokoisten ja -kestoisten osatekijöiden varaan.

Nykyaikaisen PSA-järjestelmän on mahdollistettava eri yritysten erilaiset prosessit myynnistä laskutukseen sekä koottava haluttu tieto helposti ymmärrettäväksi ja käyttökelpoiseksi eri sidosryhmiä varten.

Severa on projektijohtoisen liiketoiminnan selkäranka

Liiketoiminnan johtaminen edellyttää kykyä ennakoida tulevaisuuden tarpeita ja resursseja. Ennakointi perustuu raportointiin eli dataan. Jos raportoinnin ja ennakoinnin vaatima data on jakautunut useaan järjestelmään tai yksittäisille Exceleille sekä projektijohdon ja taloushallinnon koneille, on kokonaisuuden hahmottaminen haasteellista tai vähintäänkin vaatii paljon manuaalista työtä.

Severa kokoaa tiedot asiakkaista, myynneistä, projekteista, resursoinnista, kirjauksista sekä laskutuksista yksiin kansiin ja auttaa standardoimaan sirpaleisen, erilaisista projekteista ja laskutusmalleista koostuvan projektien, asiakkaiden ja työntekijöiden kokonaisuuden helposti ymmärrettäväksi ja vertailukelposeksi tiedoksi. Liiketoiminnan mittareiden asettaminen ja tulosten seuraaminen halutuilla koontitasoilla helpottuu.

Koska eri yrityksillä ja yritysten sisäisillä sidosryhmillä on kasvun eri vaiheissa sekä ympäristössä tapahtuvien muutosten myötä erilaiset tiedonsaantitarpeet, on raportoinnin oltava helposti muokattavissa ja kasvun myötä skaalattavissa. On tärkeää, että eri sidosryhmille tärkeät tiedot saadaan suoraan työpöydälle nähtäväksi reaaliajassa. Raportteja tarkastellessa moni luku herättää myös kysymyksiä, ja lisätiedon hankkimista helpottaa mahdollisuus porautua ylätason raporteilta eri tunnuslukujen perusteisiin.

Usein varsinkin isommissa yrityksissä järjestelmiä tarvitaan kuitenkin useampia, jolloin yhden järjestelmän tuottama tieto ei välttämättä riitä. Siksi meillä on useita BI-integraatiokumppaneita, kuten BiBook, Dear Lucy, 4Straction sekä Fuusor, joiden ratkaisut tarjoavat koottua tietoa johdolle yhdistämällä dataa eri järjestelmistä.

Projektien standardoimiseen Severa tarjoaa yhtenäiset tarjous-, projekti- sekä laskutuspohjat, jotka voidaan yksilöidä ulkoasultaan eri asiakkaiden toiveiden mukaisesti. Uusien liiketoimintamahdollisuuksien löytäminen myös vaatii soveltamista ja standardeista poikkeaminen on siksi tehty järjestelmässä helpoksi.

Lue myös: Vinkkejä projektiraportointiin ja tärkeimpien tunnuslukujen valintaan

Severan työpöytänäkymä auttaa johtamaan liiketoimintaa läpi organisaation

Projektijohtoinen liiketoiminta vie toisinaan käsitteenä harhaan. Jos kokonaiskuva projekteista on ainoastaan johdolla, eivät projektien työntekijät pysty edistämään omaa työtään ja yhteisten tavoitteiden toteutumista tehokkaimmalla mahdollisella tavalla.

Severan työpöytänäkymä tarjoaa halutut, yrityskohtaiset näkymät kokonaisuuteen projektiorganisaatioiden työntekijöille. Yksilöitävät dashboardit auttavat työntekijöitä suunnittelijoista projektipäälliköihin näkemään muun muassa omien projektiensa tavoitteet, budjetin sekä toteutuman ja käyttöasteen. Nämä tiedot on saatavissa myös monipuolisesti eri koontitasoilla helpottaen erilaisten kokonaisuuksien johtamista.

Kun tieto tavoitteista ja resursseista on kaikkien saatavilla, edistää se koko organisaation itseohjautuvuutta. Severan PSA-liiketoiminnan tuotejohtaja Teemu Heimala käsittelee kirjoituksessaan Ennakointi ja raamit ovat itseohjautuvan organisaation edellytys johtajuusmallia ja modernien organisaatioiden tulevaisuuden näkymiä.

Projektijohtamisen suunta ja automaatio

Suunta 1: Hallintaa hektisessä maailmassa ja etänä

Nykyajan tiimit saattavat työskennellä kaukana toisistaan, jolloin tiedonhallinta nojautuu yhä enemmän erilaisiin järjestelmiin, niissä käsiteltäviin tietoihin sekä tiedonhallinnan prosesseihin. Tämä tarkoittaa myös yhä itsenäisempää työskentelyä, jolloin oikean ja ajantasaisen tiedon saatavuus nousee yhä tärkeämpään rooliin. Severa mahdollistaa juuri sen, että eri tasoiset tiedot eri projekteista saadaan helposti työntekijöiden nähtäville roolin mukaisten tarpeiden mukaan.

Erilaisia toimenpiteitä vaativista tilanteista halutaan nykyään myös yhä useammin notifikaatioita, parhaassa tapauksessa integroituna suoraan paljon käytettyihin viestintäkanaviin. Esimerkkinä tästä eräs asiakas kyseli Severan mahdollisuutta lähettää hälytysraporttia silloin, kun kiinteähintaisen projektin keskituntihinta putoaa tietyn rajan alle.

Notifikaatiot mahdollistavat hektisen ja tiedontäyteiden työelämän keskellä olennaisen ja aikasidonnaisen tiedon nostamisen toivotun kohdeyleisön eteen. Severan tuleva integraatio Teamsin ja Slackin kanssa mahdollistaa juuri tämänkaltaiset notifikaatiot. Myös Severaan integroitu Askele Insight on työkalu, joka voidaan määrittää muistuttamaan käyttäjiä esimerkiksi perustietojen järjestelmään syöttämisestä. Tämän lisäksi sitä voidaan hyödyntää erilaisiin hälytyksiin – esimerkiksi, kun strategian kannalta olennaiset tunnusluvut saavat haluttuja arvoja.

Suunta 2: Agilea ja automaatiota

Agile on yhä päivän sana varsinkin IT- sekä mainosalalla. Suuri osa Severan projektiliiketoiminnan IT-yritysasiakkaista käyttää Jiraa sprinttien hallintaan. Severan ja Jiran sovellusintegraatio mahdollistaa tiedon liikkuminen sovellusten välillä.

Kuitenkin perinteisemmän kaltaisten, ennakolta selkeämpien projektien hallinta säilyy, mikä on tärkeää varsinkin arkkitehti- sekä insinööritoimistoille.

Tiedon ja toimintatapojen skaalaaminen sekä erilaiset workflowt ja niiden automatisaatio kiinnostavat asiakkaitamme. Severassa on esimerkiksi mahdollistettu automatisoitu laskutus edellyttäen sitä, että yrityksen laskutustiedot, laskupohjat ovat yhteneväiset ja tuntikirjaustavat sekä tuntien hyväksymisprosessit toteutuvat yhteisesti sovitulla tavalla.

Lue myös: Asiakaskokemuksia: Sigge Arkkitehdit

Projektiseurannan lisäksi meillä on nyt käytössä asiakaskontaktien ylläpito. Näitä ominaisuuksia meillä ei ole ennen ollut ja ne tukevat toimintaamme erittäin vahvasti.

Juha Kuokkanen, Sigge Arkkitehdit