Millainen on paras projektinhallintaohjelma asiantuntijayritykselle? Kiinnitä huomiota näihin ominaisuuksiin

Asiantuntijayritysten päivittäisissä tehtävissä korostuu liikkuva, joustava ja projektiluontoinen työ, joten tehokkaan ja toimivan projektinhallintaohjelman valinta on tärkeä päätös. Kun työn luonne on myydä tuotteiden sijaan omaa aikaa ja asiantuntijuutta, kaikki työkalut eivät tue tätä parhaalla mahdollisella tavalla. Mitkä ominaisuudet tekevät projektinhallintaohjelmasta täydellisen juuri asiantuntijayritykselle? Lue lisää tai klikkaa suoraan listaukseen.

1. Yhdistää koko projektin kaikki vaiheet samaan järjestelmään

Mitä sinun projektisi pitää sisällään? Suunnittelua ja projektille tehtyä työtä takuuvarmasti, mutta niiden lisäksi usein myös myyntiä, asiakassuhteiden hallintaa ja laskutusta. Vaikka asiantuntijayritysten projekteihin kuuluu useita erillisiä vaiheita, moni projektinhallintaohjelma ei tue projektityön “ulkopuolisten” vaiheiden suorittamisessa.

Kattavan projektinhallintajärjestelmän tärkeimpiä ominaisuuksia onkin mahdollisuus kokonaisvaltaiseen projektien hallintaan. Kun projektinhallintaohjelmaan saadaan yhdistettyä myös toiminnanohjauksen, CRM:n ja laskutusohjelman ominaisuuksia, saadaan kaikki tiedot projekteista suoraan laskutukseen ja raportointiin sekä taloushallintoon. Näet reaaliajassa kaikkien projektien tilanteen koko putken pituudelta ja säästät aikaa hallinnollisilta töiltä. Jo myyntitilanteessa tehdyt tunnit, asiakastiedot ja kulut on hyvä saada kirjattua projektin yhteisiin tietoihin, jolloin projektin kannattavuuslaskelmat pysyvät läpinäkyvinä.

2. On käyttäjäystävällinen

Asiantuntijayrityksessä myytävä tuote on työntekijöiden asiantuntemus ja työaika, joten erilaisille tehtäville ja projekteille tehdyt työaika- ja asiakaskirjaukset ovat yrityksen kannalta elintärkeitä. Tietoja kuitenkin kirjataan vain, mikäli se on helppoa. Jotta raportit ja ennusteet pysyisivät luotettavina, tulee jokaisen tiimiläisen sitoutua tekemään kirjaukset ajallaan ja täsmällisesti. Näin raportointi syntyy reaaliaikaisesti kirjausten pohjalta, työn lomassa.

Ideaalitilanteessa yksi yhteinen järjestelmä ratkaisee niin myynnin, projektitiimin kuin laskutuksenkin tarpeet ja pitää tiimien välisen tiedonkulun avoimena. Tiedot siirtyvät automaattisesti, mikä vähentää virheiden mahdollisuutta ja tuplaklikkausten vaatimaa aikaa. Projektien etenemistä voidaan seurata esimerkiksi tuntitasolla tai työntekijätasolla, jolloin myös tuntikirjaukset on hyvä hoitaa samassa järjestelmässä. Helppokäyttöinen ja selkeä järjestelmä ohjaa tekemistä, auttaa töiden sekä tehtävien hahmottamisessa ja tekee kirjausten tekemisestä kivutonta.

Kokeile Visma Severan projektinhallintaominaisuuksia veloituksetta.

3. Skaalautuu yrityksen kasvaessa

Parin hengen projektiyrityksessä projektit pyörivät vielä sulavasti Exceleilläkin, mutta väkimäärän kasvaessa ohjelmiston hankinta tulee käytännössä välttämättömäksi. Fiksuinta on hankkia järjestelmä jo siinä vaiheessa, kun yritystoiminta on pientä, ja valita järjestelmä joka skaalautuu vaivatta yritystoimintasi kasvaessa.

Kun yrityksesi kasvaa, järjestelmän päivittäminen ja uusien sovellusten hankinta ja integroiminen osaksi järjestelmää tulee todennäköisesti ajankohtaiseksi. Esimerkiksi IT-yrityksissä käytetään usein JIRAa, jonka integroiminen projektinhallintajärjestelmään tekee työskentelystä tehokkaampaa. Integraation avulla tuotekehityksen tunnit voidaan laskuttaa tai ottaa mukaan projektin katelaskentaan. Parhaissa ohjelmissa valmiit integraatiot ja avoin rajapinta vastaavat myös tulevaisuuden tarpeisiin.

4. Tuo selkeyttä useiden yhtäaikaisten projektien hallinnoimiseen

Osa projektinhallintajärjestelmistä soveltuu tehokkaasti vain yhden projektin pyörittämiseen kerrallaan. Asiantuntijayrityksissä projektien lukumäärä on kuitenkin helposti kymmeniä, joten hyödyt taatusti ohjelmasta, jolla useiden päällekkäisten projektien hallinnoiminen on helppoa. Tehokas järjestelmä tuo selkeyttä projektisalkkuun ja helpottaa projektipäällikön työtä huomattavasti, puhumattakaan koko yrityksen projektiliiketoiminnan raportoinnin helpottumisesta.

5. Soveltuu useille käyttäjille

Montako tiimiläistä tai työntekijää järjestelmää tulee käyttämään? Käyttäjämäärällä on vaikutusta järjestelmän valintaan. Jotkut järjestelmät tukevat ominaisuuksillaan parhaiten pienten ja ketterien tiimien työskentelyä, toiset taas soveltuvat paremmin isojen yritysten käyttöön. Käyttäjämäärän tulee olla helposti muutettavissa ja skaalattavissa uusien työntekijöiden käyttöön.

Tiimin koko vaikuttaa myös järjestelmän tietoturvallisuuteen. Jos tiimisi on iso ja käyttäjiä tulee olemaan useita, tarkista, miten järjestelmän tietojen rajaaminen onnistuu. Severassa kirjaukset voidaan jakaa koko tiimille, ja tarvittaessa rajata vain niille työntekijöille, joilla on lupa päästä niihin käsiksi. Esimerkiksi projektien taloustiedot kannattaa laittaa näkyviin vain niille käyttäjille, joilla on roolinsa puolesta tarkoituksenmukaista nähdä ne.

6. Tuo selkeyttä asiantuntijatyön raportointiin

Kuten kaikkea tekemistä, myös projektityön onnistumista ja kannattavuutta tulee mitata tunnuslukujen avulla. Monissa ohjelmissa tunnuslukujen laskentakaavat on valmiiksi määritelty, mikä tuo selkeyttä ja helpottaa mittareiden käyttöä. Työntekijöiden ei tarvitse kuin muistaa kirjata projektien tiedot ylös, ja järjestelmä laskee tunnusluvut automaattisesti. Toisaalta raportoinnista saa monipuolisempaa, mikäli pääset myös itse määrittelemään tunnuslukuja ja niiden laskentatapaa – näin saat varmasti tarpeitasi vastaavat mittarit käyttöön.

Lue lisää projektityön tunnusluvuista ja mittaamisesta

Muista toki, että luotettava raportointi vaatii ajantasaisia ja täsmällisiä kirjauksia. Valitse siis ohjelma, jossa tietoja pääsee kirjaamaan helposti ja varmista, että tiimiläisesi ovat sitoutuneet käytettävän ohjelman käyttöön! Älä myöskään unohda riittävää panostusta käyttöönottoon. Ammattilaisen vetämä käyttöönotto on usein paras keino löytää sopivat toimintatavat ja sitouttaa työntekijät mukaan järjestelmän käyttöön.

Asiantuntijayritykselle parhaan projektinhallintaohjelman ominaisuudet:

• Huomioi koko projektiputken
• Tukee projektien myynnissä ja laskutuksessa
• Sisältää tuntikirjaukset ja raportointityökalut
• Mahdollistaa työntekijöiden resursoinnin projekteille
• Säästää aikaa hallinnollisilta töiltä, esim. muodostamalla raportit automaattisesti ja luomalla selkeän rakenteen projekteille
• Helppokäyttöinen, myös mobiilissa
• Pyörittää useita päällekkäisiä projekteja
• Soveltuu koko projektitiimille ja skaalautuu toiminnan mukaan
• Integroitavissa muihin käytössä oleviin järjestelmiin ja taloushallintoon