Projektinhallinta uudelle tasolle Severan resursoinnin avulla

Aina löytyy tulkinnan varaa, kun tarkastellaan yrityksessä käytettävissä olevia henkilöstöresursseja. Oliko tuo projekti jo päättynyt, vai onko Minna vieläkin kiinni siinä? Tekeekö Kalle edelleen tätä projektia, vaikka sovittu tuntimäärä on jo ylittynyt? Riitta jäi sairaslomalle, kenellä on mahdollisuuksia hoitaa hänen projektiaan, jotta pysyttäisiin aikataulussa? Voidaanko ottaa uusi asiakas elokuussa, vai onko silloin jo kaikilla työtunnit täynnä?

Jos haluaa varmuuden resurssien käytöstä yrityksessä, kannattaa ottaa käyttöön palvelu, jossa myynti, projektinhallinta ja resursointi toimivat saumattomasti yhdessä. Silloin jo tarjousta tehtäessä myyjä näkee ohjelmistosta, milloin projekti voidaan toimittaa ja projektipäällikkö voi helposti seurata työajan käyttöä projektin aikana.

Tällä tavalla toimii Severan uusi toukokuussa julkaistu resursointi. Severassa voit suunnitella ja hallita henkilöstöresursseja tarjouksesta projektin toteutukseen asti.

Tavoitteena maksimoida resurssien käyttöaste

Severassa resursointi on kytketty hyvin vahvasti myynnin ja projektinhallinnan kylkeen.

– Ohjelmistosta näkee eri henkilöstöryhmien työtilanteen pitkälle tulevaisuuteen. Se kertoo millaisia projekteja voi myydä, täytyykö myyntiin panostaa enemmän, jotta työntekijöille riittää töitä vielä muutaman kuukauden jälkeenkin vai tarvitseeko jopa rekrytoida lisää henkilökuntaa, kertoo Severan tuotekehityksen vetäjä Teemu Heimala.

Severassa projektivastaava näkee kenellä hänen alaisistaan on selkeästi liikaa tai liian vähän töitä, jolloin hän voi jakaa työtehtäviä järkevämmin. Severan kokonaisnäkymästä näkee koko henkilöstön tai esimerkiksi tietyn työntekijäryhmän työtilanteen yhdeltä ruudulta värikoodattuna, jolloin saa yhdellä silmäyksellä selville koko henkilöstön työtilanteen.

Jokainen työntekijä voi seurata Severalla myös omaa ajankäyttöään resursointeihinsa nähden. Työntekijän itsensä tehtäväksi jää määritellä miten ja milloin hän kyseiset tehtävät tekee. Resurssiallokaatiot voi halutessaan pilkkoa itselleen tehtäviksi sopiviin ajankohtiin.

Severan tavoitteena on ohjata eroon mikromanageroinnista ja kasvattaa työntekijöiden vastuuta omasta työnteostaan.

– Severan tavoitteena on isolla tasolla ohjata eroon mikromanageroinnista ja kasvattaa työntekijöiden vastuuta omasta työnteostaan. Tämä on tehokkain malli asiantuntijayrityksille toimia, ja olemme huomanneet, että yritykset noudattavat sitä enenevissä määrin. Resursoinnin osalta tämä tarkoittaa sitä, että pyrimme ennen kaikkea helpottamaan karkeiden rajojen antamista työajan käytölle, jotta projektit saadaan toimitettua kannattavasti, Heimala sanoo.

Severasta on helppo seurata projektin etenemistä, kun työntekijät kirjaavat tekemänsä työtunnit aina projektikohtaisesti. Siten ohjelmisto auttaa esimiehiä ja työntekijöitä pysymään sovituissa työaikamäärissä, jotta projektit valmistuisivat asiakkaan kanssa sovitussa ajassa. Lisäksi laskutus pysyy varmasti ajan tasalla, kun laskut luodaan samassa ohjelmistossa, johon tunnit kirjataan.

Lue myös: Mitä projektien resursointi oikeastaan tarkoittaa ja miten sitä kannattaa tehdä?

Käytettävyys helppoa ja nopeaa

Teemu Heimalan mukaan Severan uudessa resursoinnissa on panostettu paljon nimenomaan sen käytettävyyteen. Varsinkin projektipäälliköiden näkökulmasta käytettävyydessä on iso muutos aikaisempaan verrattuna.

– Käyttö on nopeaa, kun esimerkiksi tarjous muuttuu parilla klikkauksella projektiksi työmääräarvioineen, jotka taas voidaan jakaa automatisoidusti eteenpäin resurssiallokaatioiksi. Muutoksia on myös helppo tehdä drag and drop -toiminnoilla.

Työntekijöille järjestelmä näyttää koko ajan paljonko hänellä on työaikaa käytettävissä kyseiselle projektille. Työntekijä näkee Severasta myös, mitä projekteja hänellä on parhaillaan käynnissä ja mitä on tulossa.

– Severan resursointi soveltuu hyvin monenlaisiin resursointitarpeisiin. Se toimii jopa sellaisissa yrityksissä, joissa tehdään paljon lyhytkestoisia projekteja ja monia tehtäviä eri projekteihin liittyen yhdenkin päivän sisällä, kuten mainostoimistoissa. Aivan yhtä hyvin se toimii myös esimerkiksi insinööritoimistoissa, joissa projektit voivat kestää kuukausia, jopa vuosia, Heimala kuvailee.

Kokeile Severaa ilmaiseksi ja näet miten resursointi toimii käytännössä.