Projektipäällikkö hoitaa homman

Hyvä projektipäällikkö on projektiyrityksessä kaiken A ja O. Usko pois, puhun kokemuksesta. Ennen nykyistä työtäni, työskentelin useita vuosia mainostoimiston projektipäällikkönä ja hoidin tiimin kanssa monenkokoisia projekteja.

Nyt ollessani palveluiden ostajan puolella, hyvä projektipäällikkyys korostuu entistä enemmän. Mikään ei ole niin hienoa, kuin osaava projektipäällikkö, jonka kanssa hommat hoituvat.
Asiakkaana omassa arjessa on kymmeniä asioita, jotka vaativat huomiota. Kesken olevien mainostoimistoprojektien vahtiminen ja mainostoimiston muistuttelu ei ole prioriteettilistalla kovinkaan korkealla.

Hyvältä projektipäälliköltä vaaditaan paljon. Nyt kun olen katsonut asiaa molemmilta puolilta pöytää, on mielestäni työssä onnistumisessa muutama tärkeä pointti.

1) Ihmiset

Olkoon he omia tiimiläisiä tai asiakkaita. Ihmisiä kaikki. Projektipäällikkyys voidaan virheellisesti ymmärtää asioiden, työtehtävien ja aikataulujen pyörittelyksi, mutta oikeasti siinä on kyse ihmisten johtamisesta.

Hyvä projektipäällikkö ei johda kustannuksia, tekemättömiä töitä tai alihankkijoita vaan niitä kaikkein tärkeimpiä, ihmisiä. Hän opastaa työntekijät tekemään oikeita asioita, oikeilla painotuksilla. Lisäksi projektipäällikkö neuvoo alihankkijoita täydentämään kokonaisuutta omalla osaamisellaan sekä ohjaa asiakkaita hellästi oikeaan suuntaan ja ymmärtämään miksi asioita kannattaa tehdä.

Mielestäni projektipäällikön työssä ihmiset ovat se kaikkein hienoin asia. Pääset tekemään töitä monenlaisten, osaavien ja kivojen ihmisten kanssa. Toki mukaan mahtuu ämpäripäitä, mutta usein heidänkin kohtaamisesta oppii jotain.

2) Verkostot

Projektipäällikkö on kuin venyvä ja vanuva mustekala, jolla on lonkeroita vähän joka sopassa. Hänen pitää paitsi perinteisesti osata hoitaa monia asioita yhtä aikaa, myös tietää mistä vastaus löytyy. Siksi on olennaista verkostoitua, pysyä ajan tasalla ja löytää ne timanttiset tekijät oman tiimin ulkopuolelta. Kenen kanssa homma luistaa ja mistä saan hyvän hinta-laatusuhteen?

Tässä puhuu nyt entinen projektipäällikkö-Tiina, joka on hukannut elämästään liian monta tuntia ja aivan liian monta iltaa, hyvää keskustelua ja urheilukertaa siihen, että pyöritin niitä pirun exceleitä ja epämääräisiä laskelmia.

Suosittelenkin palvelutuottajia verkostoitumaan myös projektipäälliköiden kanssa ja toisin päin. Jos olet palveluntarjoaja, älä aina mene juttusille vain toimitusjohtajan kanssa vaan tapaa myös projektipäällikkö. Hän niitä naruja vetelee ja tekee usein myös päätökset yhteistyökumppaneista.

3) Työkalut

Projektipäällikön työtä helpottaa valtavasti, jos työkalut ovat kunnossa. Myönnetään, olen puolueellinen sanomaan näin, edustanhan projektiyritysten työkalua Severaa. Kuitenkin, tässä puhuu nyt entinen projektipäällikkö-Tiina, joka on hukannut elämästään liian monta tuntia ja aivan liian monta iltaa, hyvää keskustelua ja urheilukertaa siihen, että pyöritin niitä pirun exceleitä ja epämääräisiä laskelmia.

Taistelin liian kauan väärien asioiden kanssa, kun olisi pitänyt vain painostaa hankkimaan tarvittavat työkalut ja helpottaa sitä kautta kaikkien arkea. Projektipäällikön tärkein työ ei ole laskutuksen hoitaminen vaan jossain ihan muualla. Eikä kannata unohtaa toiminnanohjauksen lisäksi muita työkaluja. Yammerin avulla voi jakaa ideoita. Googlen sovellukset helpottavat arkea. Wunderlist sopii listafriikeille.

4) Intohimo

Olen vahvasti sitä mieltä, että menestyvillä projektipäälliköillä on oltava intohimoa työhönsä – tai aivan tajuttoman kova tahtotila. Ei kukaan muuten kestä sitä kahden tulen välissä olemista, jatkuvaa epävarmuutta ja elämää projektista toiseen. Uskon myös, että projektipäälliköiden intohimo kantaa hedelmää. Heidän työssään onnistuminen mitataan.

Omasta intohimosta kannattaa pitää kiinni. Jos intohimoa löytyy johtamisen lisäksi esimerkiksi luovasta suunnittelusta tai viestinnästä, lähde niihin rohkeasti mukaan. Projektipäällikön ei tarvitse olla sivustakatsoja vaan oikeasti tärkeä osa tiimiä, jolla on näkemystä. Usein projektipäällikkö onkin se, joka puristaa esille luovat helmet ja tsemppaa loppuun saakka.

5) Palaute

Projektipäällikön työ on aika yksinäistä ja ajoittain karua. Asiakkailta tulevat palaute on usein kriittistä ja oma tiimikin saattaa nurista tiukoista aikatauluista. Siihen soppaan kun heittää oman tuskan onnistumisesta ja projektien kannattavuudesta, niin avot. Muistan vieläkin, reilu seitsemän vuotta sitten sain asiakkaalta spontaanisti hyvää palautetta työstäni. Olin vasta aloittanut projektipäällikön hommat ja positiivinen palaute tuntui erityisen hyvältä.

Missä on projektipäälliköiden gloria? Jo nimike on aika harhaanjohtava, aivan kuin he olisivat olemassa vain tiettyä projektia varten, minkä jälkeen heidän työnsä on tehty.

Mitä jos nostetaan hattua kaikille projektipäälliköille ja muistetaan kehua omassa tiimissä ahertavaa proikkaria? Minä ainakin lupaan antaa kannustavaa palautetta, kun seuraavan kerran tapaan hyvän projektipäällikön.

Projektipäällikkö, haluatko enemmän aikaa tärkeälle työlle? Kokeile jos projektinhallinnan työkalu auttaisi sinua!