Vinkkejä projektiraportointiin ja tärkeimpien tunnuslukujen valintaan

Tässä artikkelissa perehdymme projektiraportoinnin tärkeimpiin tunnuslukuihin ja niiden merkitykseen projektinhallinnassa. Webinaarivideolla Visma Severan asiantuntija Kalle Rapi näyttää konkreettisesti, kuinka tärkeimmät tunnusluvut kirjataan ylös ja kuinka ne otetaan esiin raportointia varten.

Projektinhallinnassa on tärkeää kirjata olennaisia tietoja seurantaa, mittaamista ja raportointia varten. Visma Severa mahdollistaa projektin seurannassa ja raportoinnissa erilaisten tietojen kirjaamisen, mutta ihan kaikkea tietoa ei ole tarpeen kirjata ja käyttää raportoinnissa.

Saadaksesi ajantasaista dataa tiedon tulee olla ajallaan ja oikein syötettynä projektinhallinnan ohjelmaan. Tämän merkitystä ei voi liikaa korostaa, sillä kuten eräs Visma Severaa käyttävä asiakas totesi, raporttien perusteella tehdään monia päätöksiä. Siitä syystä on tärkeää ymmärtää, miksi tunnuslukujen ajallaan kirjaamisella on merkitystä. 

Muistathan, että raporttien perusteella joku tekee päätöksiä.

Tärkeimmät tunnusluvut päätösten pohjaksi 

Projekteissa yksi merkittävä seurannan kohde ovat työtunnit. Oli projekti sitten tuntilaskutettava tai kiinteähintainen, tuntien raportointi mahdollistaa arvioinnin onnistumisesta ja tavoitteiden saavuttamisesta. 

Erityisesti kiinteähintaisissa projekteissa ei voi olla liikaa korostamatta työajanseurantaa. Jos budjetoitu työaika ylittyy, projektista saatava kate pienenee. Kun käytetyt työtunnit kirjataan myös kiinteähintaiseen projektiin, pystytään saadun tiedon pohjalta paremmin suunnittelemaan resursointia ja tulevien projektien hinnoittelua. Projektin keskituntihinta kertoo yhdellä silmäyksellä katteen — mitä korkeampi luku, sitä parempi kate. 

Terminä tuntemattomampi, mutta hyödyllinen tunnusluku on tuntien arvo. Monille tulee uutena tietona sen hyödyllisyys myös kiinteähintaisten projektien seuraamisessa. 

Tuntien arvo saadaan tietoon projektiin käytetyistä tunneista, jotka löytyvät projektin tuntikirjauksista. Käytetyt työtunnit kerrottuna projektiin lasketulla tuntihinnalla antaa projektille tuntiarvon. Tämä tunnusluku kertoo, kuinka paljon projektista olisi laskutettu, jos se olisi kiinteähintaisen laskutuksen sijaan laskutettu käytettyjen tuntien mukaan. Näin saadaan paremmin tietoa tuntien arvosta, joka sitten taas auttaa tulevien projektien hinnoittelussa ja työajan budjetoinnissa. 

Myynnin arvo kannattaa muistaa syöttää Visma Severaan. Siten pääset seuraamaan ajantasaista tietoa tilauskannasta. Myynnin arvolla on toinenkin funktio. Sen avulla seuraat, kuinka paljon myynnin arvosta on jo laskutettu. Samalla näet myös projektikohtaisesti hinnoitellun projektin laskutustunteja. 

Projektisuunnitelma näyttää reaaliaikaisesti projektin valmiusasteen, kun arvio ja toteutuneet tunnit on kirjattuna ohjelmistoon.

Tärkeää muistaa: kun avaat projekteja ja teet myyntiä, määrittele etukäteen tiedot, joita projektiin syötetään. Vasta sen jälkeen pääset onnistuneeseen raportointiin.

Miten luodaan omia KPI-lukuja?

Key Performance Indicator eli KPI on toimintaasi ohjaava mittari. Visma Severassa luot ja määrittelet erilaisia KPI-lukuja, joiden avulla asetat olennaiset mittarit projektiraportointia varten. Valmiista kaavoista pääset valitsemaan tarvittavat laskentakaavat sekä laskettavat luvut. KPI-luvuista saat luotua niin projekti-, laskutus- kuin käyttäjäkohtaisia. 

Kun olet luonut KPI-luvut, saat näkymän laskelmista suoraan projektin työpöydälle. Näkymä päivittyy reaaliajassa, kun projektikirjauksia päivitetään. Saat siis kaiken aikaa ajantasaista tietoa projektista.

Visma Severa mahdollistaa monimutkaisetkin kaavat KPI-lukuihin, mutta kannattaa suosia yksinkertaisuutta lukuja määriteltäessä. Lopputulos on kehno, jos vain lukujen määrittelijä yksinään ymmärtää niiden tarkoituksen. Siksi yksinkertaisuus on aina tärkeää, jotta muutkin ohjelmistoa käyttävät ymmärtävät KPI-lukujen merkityksen ja tarkoituksen. Näin hekin pystyvät lukujen avulla hyödyntämään tietoa projektityöskentelyssään. 

Onnistunut projektiraportointi

Raportointitasoja on useita. Voit katsoa niitä niin projektien kuin asiakkaiden näkökulmasta, sekä myös eri paikkakunnilla sijaitsevien yksiköiden näkökulmasta. Raporttien avulla näet esimerkiksi kannattavimmat projektit, seuraat eri yksiköiden liikevaihtoa tai tuloksellisuutta.

Visma Severasta löydät yleisesti käytetyimmät Työt ja Analyysi projekteista -raportit sekä muita tarpeellisia vaihtoehtoja raporttien luomista varten. Filttereiden avulla määrittelet tärkeimmät tunnusluvut raporttiin. Jos olet luonut KPI-lukuja, saat nekin mukaan raporttiin. 

Tarkastele raportteja itseksesi tai jaa ne muille projektin parissa työskenteleville. Saat raportit halutessasi ulos Excel- ja CSV-tiedostoina, ja BI-integraatioiden avulla teet raportoinnista entistä visuaalisempaa. 

Lue myös: Severa kirkasti näkymää kasvuyrityksen tekemiseen ja tulosten seurantaan

Loppuun 4 tärkeintä oppia tunnuslukujen valintaan ja projektiraportointiin

• Tuo tieto näkyville.
• Mieti selkeät tunnusluvut, joita seurataan läpi organisaation.
• Älä mittaa liikaa.
• Sopikaa yhdessä tavat tehdä asiat.

Katso webinaari parhaista käytännöistä projektien raportointiin ja tunnuslukujen valintaan. 

Kalle Rapi kouluttaa ja näyttää käytännönläheisesti hyödyllisiä Visma Severan ominaisuuksia projektinhallinnassa.