Resursointi on hyödyksi jokaiselle yritykselle

Taloyhtiöömme tehtiin vähän aikaa sitten parvekeremontti. Rakennusyhtiö lupasi, että homma on valmis kuukaudessa, mutta ensin kuukausi venyi puoleentoista ja lopulta koko urakka kesti reilusti yli kaksi kuukautta. Syynä oli toinen urakka, joka sekin oli venynyt aikataulustaan.

Kuulostaa varmasti tutulta. Palveluntarjoaja lupaa työn valmistuvan tietyssä ajassa, mutta jostain syystä hommat venyvät. Se jokin syy on usein ongelmat resursoinnissa. Yrityksessä ei olla aivan täysin selvillä, miten paljon aikaa ja resursseja käynnissä olevat projektit vaativat ja mitä uusia projekteja on jo myyty. Paljonko niihin tarvitaan henkilökuntaa ja kenen työpanos on milloinkin ratkaisevaa?

Kun hommat venyvät, on syynä usein ongelmat resursoinnissa. 

Mitä enemmän yrityksessä on liikkuvia osia; henkilökuntaa, eri kokoisia projekteja, erilaisia työtehtäviä, asiakkaita, työkohteita, ruuhkahuippuja ja niin edelleen, sitä hankalampaa on pysyä selvillä siitä, milloin työvoimaa on riittävästi kaikkien töiden hoitamiseen ja milloin olisi mahdollista myydä lisää.

Asiantuntijayritysten projektinhallintajärjestelmässä kaikki tieto on kirjattu samaan järjestelmään. Näin projekteihin tarvittava aika ja käytettävissä olevat resurssit on helppo yhdistää ja työajankäyttöä sekä projekteihin käytettyä aikaa on helppo seurata.

Lue myös: Resurssikaaos hallintaan – allokoi resurssit jo myyntivaiheessa

Resursointi lisää tehokkuutta

Kun resursseja aletaan hallita sähköisellä projektinhallintajärjestelmällä, saadaan hyvin monenlaisia hyötyjä. ValueFramen ratkaisukonsultti Mirella Melanderin mukaan jo yksinyrittäjäkin hyötyy resursoinnista.

– Otetaan esimerkiksi tilitoimistoyrittäjä, joka tekee töitä yksin. Resursoinnin avulla hän pystyy jakamaan työtaakkaansa varsinkin kevään kiireisenä tilinpäätösaikana selkeämmin ja pitämään paremmin kiinni asiakkaiden kanssa sovituista aikataulusta, Melander kertoo.

Töiden järkevä järjestely ja aikatauluttaminen tehostavat toimintaa kaiken kokoisissa yrityksissä. Joutokäynti vähenee, kun henkilökunnalla on selkeänä tiedossa, mitä heidän odotetaan tänään tai tällä viikolla tekevän. Mahdollisiin aikataulu- tai budjettiylityksiin pystytään puuttumaan jo ennen kuin ne realisoituvat.

Lue myös: Mitä projektien resursointi oikeastaan tarkoittaa ja miten sitä kannattaa tehdä?

Henkilöstön hyvinvointi paranee

Mirella Melanderin mukaan varsinkin asiantuntija-aloilla on yleistä, että ihmiset kasaavat itselleen hieman liikaa töitä. Resursointien avulla yrityksessä on helppo seurata, kenellä tunnit tuppaavat paukkumaan yli ja kenen olisi mahdollista helpottaa kollegan taakkaa. Rakennuttamisen kehittämispalveluita tarjoava Boost Brothers otti toiminnanohjausjärjestelmän käyttöön kesällä 2018.

– Meillä lähtökohtana järjestelmähankinnassa oli työyhteisön hyvinvointi. Halusimme ennakointikeinon, jonka avulla voidaan muun muassa välttää liialliset työkuormat ja siten pitää henkilökunta työkykyisenä pidempään, kertoo Boost Brothersin Chief Operative Officer Matti Sivunen.

Resursoinnin avulla voidaan siis parantaa henkilöstön hyvinvointia, tehostaa toimintaa, seurata asiakas- ja projektikohtaisia kannattavuuksia, työtuntikertymiä ja niin edelleen. Oli järjestelmän käyttöönoton lähtökohta mikä tahansa, kasvaa siitä saatavien hyötyjen määrä yrityksessä pikkuhiljaa käytön myötä. Boost Brothersilla lähtökohta oli työhyvinvointi, mutta muitakin hyötyjä on jo saatu. Muun muassa tuottavuus on parantunut ja ennakoitavuutta on tullut lisää.

Se aika, mikä käytetään resurssointiin, on pientä verrattuna siihen, miten paljon työyhteisön pahoinvointi vie työaikaa.

Harjoittelua järjestelmän käyttö vaatii, mutta Matti Sivusen mukaan se on ehdottomasti saadun hyödyn väärti.

– Se aika, mikä käytetään resurssointiin, on pientä verrattuna siihen, miten paljon työyhteisön pahoinvointi vie työaikaa yrityksen johdolta saati sitten työntekijöiltä. Siihen kun laskee päälle vielä kaiken muun, kannattavuuteen ja liiketoiminnan muuhun kehittämiseen saadun hyödyn, ollaan reilusti plussalla, Sivunen laskee.

Lue myös: Quiet quitting -ilmiö korostaa työajanseurannan tärkeyttä asiantuntijatyössä

Myynnin tuki ja asiakastyytyväisyyden tae

Resursointi on suunnittelua, aikatauluttamista, henkilöstön johtamista, työtehtävien jakamista ja reagoimista muuttuviin tilanteisiin. Kun yrityksen koko henkilöstön työt on kirjattu samaan järjestelmään, on myynnin helppo nähdä, milloin on mahdollista myydä lisää ja missä aikataulussa uudet projektit voidaan toteuttaa. Tarkan suunnittelun ansiosta projektit pysyvät aikatauluissaan paremmin ja myös asiakastyytyväisyys paranee.

– Varmin tapa pilata maine ja asiakastyytyväisyys on, ettei pysty toimittamaan sovitussa ajassa, Sivunen muistuttaa.

Varmin tapa pilata maine ja asiakastyytyväisyys on, ettei pysty toimittamaan sovitussa ajassa.

Resursoinnin ansiosta yrityksessä pystytään reagoimaan yllättäviinkin tilanteisiin paremmin. Ja yllättäviä tilanteita tulee aina. Matti Sivunen kertoo, että Boost Brothers resursoi henkilökunnan työtunnit noin 75 prosenttisesti. Silti muuttuvien tilanteiden vuoksi toteuma lähentelee kuukausittain sataa prosenttia. Kun jo suunnitteluvaiheessa varaudutaan sairastumisiin, työpaikanvaihtoihin ja esimerkiksi asiakkaista tai muista urakoitsijoista johtuviin viivästyksiin, on kaikkien helpompi joustaa.

– Se on erikoinen paradoksi, että voidakseen joustaa, täytyy tehdä hyvin tarkat suunnitelmat, Sivunen naurahtaa.

Kuuntele myös podcastina.