Miksi asiantuntijayrityksen kannattaa ottaa yksi järjestelmä toiminnanohjaukseen?

Markkinoilla on tuhansia erilaisia softia, joiden päämääränä on helpottaa yritysten arkea. Integraatioiden ansiosta tuotteiden yhdistäminenkään ei ole mahdotonta. Asiantuntijayritys on suuren kysymyksen äärellä pohtiessaan, mitkä järjestelmät palvelevat omaa liiketoimintaa parhaiten. Vai onko järkevää ottaa käyttöön yksi, jossa kaikki on jo valmiina?

Asiantuntijayrityksen toiminnanohjauksessa auttaa PSA-järjestelmä

Asiantuntijapalveluyritys myy omaa osaamistaan. Se on perimmäinen syy, joka erottaa asiantuntijayritykset muista toimialoista. Yrityksen tärkein tuotannontekijä on ihmisten aika ja osaaminen. Kannattavuuden edellytys on, että osaamista myydään oikein, työ tehdään tehokkaasti ja palvelu laskutetaan tarkasti sekä ajallaan. Jälkeenpäin on kiinnostavaa, kuinka työ onnistui ja miltä tulevaisuus näyttää. Edellytysten täyttämiseksi tarvitaan tukea nykyaikaisilta ohjelmistoilta.

PSA-järjestelmä (Professional Services Automation) eli asiantuntijayritysten toiminnanohjausjärjestelmä huomioi asiantuntijaliiketoiminnan erityispiirteet. Kokonaisuus on mietitty asiantuntijayritysten näkökulmasta jo valmiiksi. ERP-järjestelmiä pidetään perinteisesti hankalina ja laajat, raskaat ohjelmat palvelevat suurempien teollisuuden alojen tuotannon ja toiminnan ohjaamisen tarpeita.

Mainostoimistot, arkkitehtitoimistot, tilitoimistot, IT-alan yritykset, insinööritoimistot ja konsultointiyritykset kuitenkin hyötyvät kevyestä, joustavasta ja toimialan erityispiirteet huomioivasta järjestelmästä.

Lue myös: Mikä on toiminnanohjausjärjestelmä?

Listasimme tärkeimmät syyt, miksi asiantuntijayritysten kannattaa ottaa käyttöön PSA-järjestelmä.

Kirjaudut vain yhteen paikkaan

Ihmiset eivät pidä kirjautumisesta useaan paikkaan ja PSA-softissa ongelma on ratkaistu. Yhden järjestelmän takaa löytyy kaikki, mitä operatiiviseen toiminnan ohjaamiseen tarvitset: CRM, työajanseuranta, projektinhallintaohjelma, laskutus ja raportointi. Tiedot nivoutuvat saumattomasti yhteen ja muodostavat yrityksen yhteisen pelialustan, jonka avulla varmistetaan asiakasonnistumiset ja liiketoiminnan kannattavuus.

Jokaisella työntekijällä on pääsy CRM:ään

Myynti linkittyy voimakkaasti kaikkeen. Ja jokaisella työntekijällä pitäisi olla pääsy CRM:ään. Asiakkaan kanssa käydyt keskustelut ja muu asiakashistoria on arvokasta tietoa jokaiselle tiimille. Projektiryhmä luo raamit projektille myyntivaiheessa sovittujen asioiden perusteella. Taloustiimi hyödyntää kirjattua tietoa sopimuksista, laskutusajankohdista ja maksuehdoista. Niin ikään markkinointi hyötyy, kun pääsee tarkastelemaan mm. inbound-liidien laatua ja hitratea.

Kaikki tieto on todennäköisesti löydettävissä ilman järjestelmiä, mutta etsintä on hidasta ja tehotonta. Erään tutkimuksen mukaan asiantuntijatyötä tekevä henkilö käyttää ajastaan noin 25 % tiedon etsimiseen, eli päivässä 1 tunnin ja 50 minuuttia. Jos tästä ajasta edes puolet saa säästettyä tuottavan työn tekemiseen, tulee yritykselle 18 laskutettavaa tuntia lisää kuukaudessa yhtä asiantuntijaa kohden.

Seuraat asiakkaan kannattavuutta myyntivaiheesta lähtien

Yksi iso ero asiantuntijatyön myynnissä verrattuna esimerkiksi tietokonekauppaan on myyntiin käytetty aika. Myyjä on saattanut käyttää aikaa useita kymmeniä tunteja asiakkaaseen ennen kuin sopimus on allekirjoitettu. Kaikki käytetty aika vaikuttaa myös lopullisen työn tai projektin todelliseen kannattavuuteen. Siksi kannattaakin kirjata käytettyä aikaa asiakkaalle jo ensikontaktista alkaen. PSA-järjestelmässä myynti ei myöskään pääty sopimuksen allekirjoittamiseen vaan jatkuu läpi projektin lisätöinä ja sen jälkeen myöhemmin vielä lisämyyntinä.

Ennakoit resurssien käyttöä jo myyntivaiheessa

Myyntivaiheen tapahtumat ja todennäköisyydet kiinnostavat myös resursointinäkökulmasta. Jos suorittava tiimi on eri kuin myynti, on arvokasta saada ajantasaista tietoa myynnin case-määristä ja kotiutumisen todennäköisyyksistä. Sen pohjalta tiimi voi ennakoida tekemisiä ja resursoida asiantuntijoita järkevästi.

Et joudu kirjaamaan samoja asioita useaan paikkaan

PSA-järjestelmissä flow ja prosessi on suunniteltu asiantuntijayrityksen mukaisesti siten, että kaikki tekijätason tiedot kirjataan kerran yhteen paikkaan. Sieltä tieto on käytettävissä kaikissa tiimeissä. Esimerkiksi tuntikirjaukset kohdennetaan suoraan projektille, eikä työkuluja tarvitse merkitä projektille erikseen jonkin muun järjestelmän pohjalta. Yhdellä tuntikirjauksella tiedot ovat käytettävissä työajanseurannassa, laskutuksessa ja tarvittaessa palkanlaskennassa. Tunti-, matka-, kulu- ja laskutustiedot siirtyvät saumattomasti taloushallinnon järjestelmiin, eikä niitä tarvitse syöttää manuaalisesti.

Sinä ja työntekijäsi osaatte käyttää järjestelmää

Jos käytössä on useita eri softia eri toimintoja varten, kirjaudutaan niihin usein myös eri sykleillä. Yhdestä käyt varmistamassa projektien etenemistä, toisesta tarkastat tunnit ja kolmannessa käyt tekemässä matkalaskut. Kuinka matkalaskujärjestelmä toimikaan? Kun kirjaudut yhteen järjestelmään kaikkia oleellisia toimintoja varten, pysyy kirjaus- ja käyttörutiini hyvin hallussa, etkä tarvitse säännöllistä ohjeiden kertausta.

Varmistat säännöllisen kirjaustahdin

Tuntikirjauksen pitää olla ensisijaisesti vaivatonta työntekijälle. Jos se ei ole, jäävät tunnit kirjaamatta tai ainakin kirjaustahti on jälkijättöinen. Tunnit on hyvä kirjata päivittäin, sillä hatariin muistikuviin perustuvat kirjaukset viikon tai kuukauden takaisista tunneista eivät tuota työajanseurannan tavoiteltua lisäarvoa. Kannattavuus ei ole realistinen, eikä esimiehellä tai työntekijällä itsellään ole keinoa kehittää työn laatua tai ohjata tekemistä oikeaan suuntaan. Kirjautuessaan PSA-järjestelmään työntekijä saa yhdellä kirjauksella kattavasti tietoa kaikesta omaan työhön ja työaikaan liittyen. Kirjautumisella on enemmän arvoa, mikä madaltaa kynnystä kirjautua ja kirjata tunnit ajantasaisesti.

Pysyt varmemmin annetussa budjetissa

PSA-järjestelmässä näet muiden mittareiden lisäksi esimerkiksi työn valmiusasteen ja tiedät jo tunteja kirjatessa, kuinka paljon sovitusta ajasta on enää käytettävissä. Vältyt myös ikäviltä yllätyksiltä projektin lopussa ylimenevien tuntien kanssa. Jokainen projektihenkilö on ajan tasalla omista budjetoiduista tunneista, mutta myös tiimin budjeteista ja voi yhdessä tähdätä budjetissa pysymiseen.

Kaikilla on tieto, mitä yrityksessä tapahtuu

Toiminnanohjausjärjestelmän avulla on helpompaa huomata kehityskohteita läpi organisaation, kun raporteista on ymmärrettävästi nähtävissä, kuinka paljon mikäkin toiminto työllistää ja mikä tuottaa eniten. Esimies on tietoinen, mitä eri tiimeissä tapahtuu ja samalla organisaation sisäinen kommunikaatio on helpompaa. Läpinäkyvyys vaikuttaa viime kädessä asiakkaaseen ja luo parempaa asiakaskokemusta.

Seuraat ja mittaat asioita, jotka näkyvät ja päivittyvät

Järjestelmän täytyy palvella viikkorutiineita ja sen on oltava mukana viikkopalavereissa. Kannattaa luoda mittareita, joiden etenemistä voidaan seurata yhdessä, mutta joiden reaaliaikaisen tilanteen myös jokainen työntekijä näkee työn lomassa. On paljon motivoivampaa seurata sellaisia mittareita, joihin voi itse vaikuttaa ja huomaa vaikutuksen heti. Näin myös varmistat, että seuraatte asioita, joilla oikeasti on merkitystä.

Hallitset kokonaisuutta yhdestä näkymästä

Visma Severassa ja ValueFramessa jokainen kirjautuja näkee heti edessään haluamansa tiedot. Työpöydät voi rakentaa työnkuvan ja tarpeiden mukaan – personointi lisää käytön mielekkyyttä. Kirjautuminen maksaa vaivan, kun työntekijä näkee yhdellä kirjautumisella kaiken mitä tarvitsee.

Kirjautuminen maksaa vaivan, kun työntekijä näkee yhdellä kirjautumisella kaiken mitä tarvitsee.

Tarvittaessa otat mukaan lisätukea muualta

Joskus yksityiskohtaiset tarpeet vaativat tukea muista ohjelmistoista esimerkiksi asiakastuen tai tuotekehityksen toiveiden vastaamiseen. Avoin rajapinta REST API avaa mahdollisuudet integroida PSA-järjestelmiä vapaasti haluttuihin tuotteisiin. Pyri kuitenkin ensisijaisesti siihen, että mahdollisimman moni toiminnoista on yhden kirjautumisen takana.

Mittaat oikeita asioita ja jokainen pystyy vaikuttamaan niihin

Asiantuntijayrityksissä operatiivista työtä mitataan mm. katteen, käyttöasteen, laskutusasteen ja keskituntihinnan avulla. Kannattaa valita riittävän pieni määrä tärkeimpiä mittareita, jotta niiden seuraaminen on vaivatonta ja mielekästä. Mittaaminen mittaamisen takia ei palvele yritystä eikä tekijöitä – tärkeämpää on löytää parhaiten toimintaa kuvaavat mittarit ja jalkauttaa ne jokaiselle työntekijälle seurattavaksi. Visma Severassa ja ValueFramessa työntekijät näkevät heti omat tärkeimmät tunnuslukunsa. Näin työntekijät ymmärtävät konkreettisemmin oman työnsä vaikutuksen tulokseen ja osaavat tehdä helpommin myös muutoksia omaan tekemiseen. Vaikutusta ja motivaatiota voi myös lisätä erilaisilla palkitsemisperusteilla.

Järjestelmä kasvaa yrityksen kasvun tahdissa

PSA-järjestelmät ovat joustavia ja kevyitä ja toimivat suoraan hyvinkin pienen yrityksen tarpeisiin. Jos tavoitteena on kannattava tekeminen ja kasvu, on järjestelmän käyttöönotto järkevää jo ensi metreiltä. Yrityksen koko ei itsessään tuo kompleksisuutta, vaan ennemminkin organisaatiorakenne. Jos toiminnot on määritelty ja hoidettu alusta saakka systemaattisesti ja tieto on arkistoitu, on mukaan helppo ottaa lisää henkilöresursseja.

Lue asiakastarina: Severa osana kasvutarinaa – mukana jo ensimetreillä

Miksi asiantuntijayritysten siis kannattaa ottaa käyttöön toimialalle suunnattu toiminnanohjausjärjestelmä? Erityisesti siksi, koska alan tarpeet ja erityispiirteet on huomioitu suunnittelussa, toteutuksessa ja kehityksessä. Testaa itse, kuinka Severa tai ValueFrame soveltuvat teidän käyttöönne tai pyydä tarjous – autamme mielellämme!